Неприбуткова неурядова організація ВГО «Громадянська мережа «ОПОРА» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг розробки,  адміністрування, оновлення, підтримки програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА.

Предмет закупівлі: послуги з розробки,  адміністрування, оновлення, підтримки комплексу програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА.

Закупівля послуг відбувається коштом проєкту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, зазначених у плані закупівель, тому їх вартість звільняється від податку на додану вартість (ПДВ). Порядок отримання права на звільнення від оподаткування операцій у межах проєктів МТД, регламентується Порядком залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою КМУ від 15.02.2002 № 153

Технічні вимоги до предмета закупівлі:

  • розробка програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА
  • інформаційно-консультаційні послуги з питань експлуатації  програмного забезпечення
  • системне адміністрування (оновлення, виправлення помилок, налаштування у збоях роботи та ін.);
  • послуги бізнес аналітика, аналіз бізнес-процесів замовника, допомога у побудові процесу та подальше впровадження
  • підтримка хостингу, на якому розміщене програмне забезпечення

Функціональні вимоги:

  • Облік коштів: ведення обліку надходжень від різних донорів, розподіл коштів за проєктами.
  • Бюджетування:  введення бюджетів, можливість планування бюджету, контролю витрат.
  • Формування звітності: створення звітів для внутрішніх та зовнішніх аудиторів, для донорів, згідно з вимогами місцевого законодавства в  різних валютах одночасно. 
  • Підтримка валютних операцій: діяльність організації пов'язана з міжнародними партнерами, визначення курсів валют за різними методиками ( середній, ФІФО)
  • Інтеграція з банківськими системами: можливість автоматизованого імпорту/експорту платіжних документів.
  • Звіти за специфічними вимогами донорів: окремі форми звітів для різних грантодавців.
  • Безпека та резервування даних: системи захисту та резервного копіювання інформації.
  • Бухгалтерський, кадровий облік: 

- Кадри,

- Нарахування та утримання у розрізі проєктів заробітної плати, відпускних, лікарняних тощо.

- Облік активів: можливість відстеження основних засобів, включаючи обладнання, транспортні засоби та інше майно організації.

- Амортизація: автоматичний розрахунок амортизації активів.

- Інвентаризація: інструменти для проведення регулярних інвентаризацій та оновлення даних про активи.

- Облік грантів: можливість відстежувати кожен грант окремо, включаючи джерела фінансування, терміни використання коштів та звіти для грантодавців.

- Проектний облік: облік витрат і доходів за кожним проектом або програмою, з можливістю формування окремих бюджетів для кожного проекту.

- Календар проектів: відстеження ключових дат, термінів виконання етапів проектів, зустрічей та заходів.

- Керування змінами: інструменти для внесення змін до проектів, таких як коригування бюджету або термінів.

- Відповідність законодавству: автоматичне формування фінансової звітності відповідно до вимог національного законодавства для неприбуткових організацій.

Нефункціональні вимоги

  • Продуктивність: 3 і більше користувачів має одночасно працювати з системою.
  • Інтерфейс користувача: зрозумілий, простий у використанні інтерфейс для співробітників організації.
  • Масштабованість: можливість розширення функціоналу у майбутньому.
  • Надійність.
  • Можливість автоматизованого перенесення даних з 1С:Бухгалтерія
  • Підтримка та навчання. 

Кінцевий термін подання заявок — 22  листопада  2024 року (включно).

Для участі в тендері необхідно надати тендерну пропозицію, що має містити:

1. Копії документів (копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, актуального на дату проведення тендеру; свідоцтва платника ПДВ/витягу з реєстру платників ПДВ та/або свідоцтва/витягу про сплату єдиного податку відповідно до чинного податкового законодавства; документ, що підтверджує повноваження підписанта);

2. Цінову (без ПДВ) та технічну пропозицію відповідно до технічного завдання, яка повинна містити  покроковий план надання  послуг та графік надання послуг;

3. Інформацію про досвід роботи;

4. Заповнений та підписаний Супровідний лист

4. Рекомендації попередніх замовників, яким були надані аналогічні послуги, із зазначенням контактів уповноважених осіб;

5. Інформацію про співпрацю з організаціями громадянського суспільства та ОПОРОЮ (за наявності).

Визначення переможців відбудеться після фінансової й технічної оцінки запропонованих пропозицій згідно з критеріями відбору. 

Критерії визначення переможця:

  • технічний критерій — спроможність учасника якісно надати послуги. Оцінюється на основі наданих документів та інформації учасника (експертність, підтверджений досвід, позитивні рекомендації, інше);
  • вартість пропозиції учасника;
  • умови оплати.

Тендерні пропозиції повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника, засвідчені печаткою (за наявності).

Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 60 календарних днів з дати розкриття тендерних пропозицій.

До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.

Пропозиції можуть бути доставлені в офіс ОПОРИ кур’єром, поштою або надіслані на e-mail [email protected]  (тема листа — “Тендер_ПЗ для бухгалтерії”).

ОПОРА залишає за собою право вчиняти будь-яку з наступних дій:

  • до укладення договору ОПОРА може вести переговори та/або задавати уточнювальні питання будь-якому учаснику тендеру;
  • у будь-який момент ОПОРА може скасувати цей тендер без пояснення причин;
  • ОПОРА може відхилити будь-яку та всі пропозиції, якщо вважатиме, що це відповідає інтересам ОПОРИ;
  • ОПОРА залишає за собою право одержати інформацію про діяльність учасника з інших джерел, ніж ті, які були зазначені учасниками.

Учасники тендеру отримають e-mail із результатами тендеру протягом трьох днів з моменту прийняття рішення тендерною комісією.

Вся комунікація щодо тендеру відбувається винятково шляхом листування за адресою [email protected] .

Адреса: м. Київ, вул. Грушевського 34а, офіс 93