Неприбуткова неурядова організація ВГО «Громадянська мережа «ОПОРА» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг розробки, адміністрування, оновлення, підтримки програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА.
Предмет закупівлі: послуги з розробки, адміністрування, оновлення, підтримки комплексу програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА.
Закупівля послуг відбувається коштом проєкту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, зазначених у плані закупівель, тому їх вартість звільняється від податку на додану вартість (ПДВ). Порядок отримання права на звільнення від оподаткування операцій у межах проєктів МТД, регламентується Порядком залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою КМУ від 15.02.2002 № 153
Технічні вимоги до предмета закупівлі:
- розробка програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА
- інформаційно-консультаційні послуги з питань експлуатації програмного забезпечення
- системне адміністрування (оновлення, виправлення помилок, налаштування у збоях роботи та ін.);
- послуги бізнес аналітика, аналіз бізнес-процесів замовника, допомога у побудові процесу та подальше впровадження
- підтримка хостингу, на якому розміщене програмне забезпечення
Функціональні вимоги:
- Облік коштів: ведення обліку надходжень від різних донорів, розподіл коштів за проєктами.
- Бюджетування: введення бюджетів, можливість планування бюджету, контролю витрат.
- Формування звітності: створення звітів для внутрішніх та зовнішніх аудиторів, для донорів, згідно з вимогами місцевого законодавства в різних валютах одночасно.
- Підтримка валютних операцій: діяльність організації пов'язана з міжнародними партнерами, визначення курсів валют за різними методиками ( середній, ФІФО)
- Інтеграція з банківськими системами: можливість автоматизованого імпорту/експорту платіжних документів.
- Звіти за специфічними вимогами донорів: окремі форми звітів для різних грантодавців.
- Безпека та резервування даних: системи захисту та резервного копіювання інформації.
- Бухгалтерський, кадровий облік:
- Кадри,
- Нарахування та утримання у розрізі проєктів заробітної плати, відпускних, лікарняних тощо.
- Облік активів: можливість відстеження основних засобів, включаючи обладнання, транспортні засоби та інше майно організації.
- Амортизація: автоматичний розрахунок амортизації активів.
- Інвентаризація: інструменти для проведення регулярних інвентаризацій та оновлення даних про активи.
- Облік грантів: можливість відстежувати кожен грант окремо, включаючи джерела фінансування, терміни використання коштів та звіти для грантодавців.
- Проектний облік: облік витрат і доходів за кожним проектом або програмою, з можливістю формування окремих бюджетів для кожного проекту.
- Календар проектів: відстеження ключових дат, термінів виконання етапів проектів, зустрічей та заходів.
- Керування змінами: інструменти для внесення змін до проектів, таких як коригування бюджету або термінів.
- Відповідність законодавству: автоматичне формування фінансової звітності відповідно до вимог національного законодавства для неприбуткових організацій.
Нефункціональні вимоги
- Продуктивність: 3 і більше користувачів має одночасно працювати з системою.
- Інтерфейс користувача: зрозумілий, простий у використанні інтерфейс для співробітників організації.
- Масштабованість: можливість розширення функціоналу у майбутньому.
- Надійність.
- Можливість автоматизованого перенесення даних з 1С:Бухгалтерія
- Підтримка та навчання.
Кінцевий термін подання заявок — 22 листопада 2024 року (включно).
Для участі в тендері необхідно надати тендерну пропозицію, що має містити:
1. Копії документів (копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, актуального на дату проведення тендеру; свідоцтва платника ПДВ/витягу з реєстру платників ПДВ та/або свідоцтва/витягу про сплату єдиного податку відповідно до чинного податкового законодавства; документ, що підтверджує повноваження підписанта);
2. Цінову (без ПДВ) та технічну пропозицію відповідно до технічного завдання, яка повинна містити покроковий план надання послуг та графік надання послуг;
3. Інформацію про досвід роботи;
4. Заповнений та підписаний Супровідний лист
4. Рекомендації попередніх замовників, яким були надані аналогічні послуги, із зазначенням контактів уповноважених осіб;
5. Інформацію про співпрацю з організаціями громадянського суспільства та ОПОРОЮ (за наявності).
Визначення переможців відбудеться після фінансової й технічної оцінки запропонованих пропозицій згідно з критеріями відбору.
Критерії визначення переможця:
- технічний критерій — спроможність учасника якісно надати послуги. Оцінюється на основі наданих документів та інформації учасника (експертність, підтверджений досвід, позитивні рекомендації, інше);
- вартість пропозиції учасника;
- умови оплати.
Тендерні пропозиції повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника, засвідчені печаткою (за наявності).
Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 60 календарних днів з дати розкриття тендерних пропозицій.
До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.
Пропозиції можуть бути доставлені в офіс ОПОРИ кур’єром, поштою або надіслані на e-mail [email protected] (тема листа — “Тендер_ПЗ для бухгалтерії”).
ОПОРА залишає за собою право вчиняти будь-яку з наступних дій:
- до укладення договору ОПОРА може вести переговори та/або задавати уточнювальні питання будь-якому учаснику тендеру;
- у будь-який момент ОПОРА може скасувати цей тендер без пояснення причин;
- ОПОРА може відхилити будь-яку та всі пропозиції, якщо вважатиме, що це відповідає інтересам ОПОРИ;
- ОПОРА залишає за собою право одержати інформацію про діяльність учасника з інших джерел, ніж ті, які були зазначені учасниками.
Учасники тендеру отримають e-mail із результатами тендеру протягом трьох днів з моменту прийняття рішення тендерною комісією.
Вся комунікація щодо тендеру відбувається винятково шляхом листування за адресою [email protected] .
Адреса: м. Київ, вул. Грушевського 34а, офіс 93