Звіт за результатами серії інтерв’ю в межах проєкту “Кожен виборець важливий: оновлення Державного реєстру виборців України задля інклюзивної демократії”

Повномасштабна війна, масштабне внутрішнє й зовнішнє переміщення громадян, тимчасова окупація територій і тривала перерва у проведенні виборів створили нові виклики для підтримання актуальності даних Державного реєстру виборців. Водночас відновлення виборчих процесів вимагатиме не лише актуальних відомостей про виборців, а й готовності системи ДРВ працювати в умовах суттєвого збільшення навантаження, оперативно взаємодіяти з іншими державними інформаційними системами та забезпечувати громадянам можливість перевірити й уточнити свої дані.

Подальше вдосконалення роботи ДРВ дедалі більше залежить від своєчасного ухвалення необхідних законодавчих змін. Їх відсутність уже обмежує можливості реалізації окремих заходів з актуалізації даних виборців, які можна було б реалізувати незалежно від строків проведення наступних виборів. Йдеться, зокрема, про вдосконалення механізмів періодичного поновлення Реєстру, розширення електронної взаємодії з іншими державними інформаційними системами і спрощення процедур звернення виборців. З огляду на постійний характер функціонування ДРВ зміни до законодавства про Реєстр доцільно опрацьовувати окремо від спеціального правового регулювання перших повоєнних виборів.

Громадянська мережа ОПОРА провела серію інтерв’ю з представниками органів і груп, які беруть участь у формуванні, передачі, використанні або контролі відомостей ДРВ. Дослідження мало на меті оцінити поточний стан функціонування системи, практики періодичного поновлення Реєстру, кадрову й технічну спроможність органів ДРВ, якість і своєчасність надходження відомостей, стан електронної інформаційної взаємодії та готовність системи до роботи в повоєнних умовах.

Окрему увагу приділено групам, які безпосередньо не ведуть Реєстр, але можуть відігравати важливу роль у підготовці до виборчого процесу. Інтерв’ю з представниками політичних партій дали змогу дослідити їхню обізнаність щодо механізмів контролю за веденням ДРВ і списками виборців та бачення можливих проблем під час виборчого процесу. Представники регіональних медіа дозволили оцінити готовність інформаційного середовища долучитися до інформування громадян про перевірку та уточнення виборчих даних. Ради з питань внутрішньо переміщених осіб були залучені для кращого розуміння наслідків масштабного переміщення населення для актуальності даних ДРВ, а також бар’єрів, з якими можуть стикатися ВПО під час перевірки та уточнення своїх даних.

У результаті дослідження ОПОРА прагнула не лише зафіксувати поточний стан функціонування ДРВ, а й визначити проблеми, які можуть набути особливої гостроти після завершення воєнного стану та початку виборчого процесу, а також окреслити рішення, частина яких може і має опрацьовуватися завчасно.

Методологія

Дослідження є якісним і ґрунтується насамперед на інтерв’ю з представниками органів та груп, які беруть участь у формуванні, передачі, використанні або оцінюванні відомостей Державного реєстру виборців (ДРВ). У межах дослідження Громадянська мережа ОПОРА провела 181 інтерв’ю з 8 групами респондентів, які мають практичний досвід або фахові знання з відповідних питань: 23 інтерв’ю з представниками органів адміністрування ДРВ; 40 — з представниками відділів ведення ДРВ; 14 — з представниками територіальних органів і підрозділів Державної міграційної служби України; 9 — з представниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану; 17 — з представниками органів місцевого самоврядування, відповідальних за ведення реєстрів територіальних громад та/або декларування і реєстрацію місця проживання; 20 — з представниками рад з питань внутрішньо переміщених осіб; 33 — з представниками політичних партій та політичних сил; 25 — з представниками регіональних медіа. Також було проведено інтерв’ю із заступницею Міністра юстиції з питань цифровізації.

Основний аналітичний масив було сформовано зі 166 інтерв’ю, завершених на момент початку систематизації та порівняльного аналізу матеріалів. Ще 15 інтерв’ю були проведені після фіксації цього масиву. Їхні матеріали використовувалися для додаткового уточнення окремих якісних спостережень, однак не включені до кількісних підрахунків, щоб зберегти єдину базу порівняння між групами респондентів.

У низці випадків заплановані інтерв’ю не відбулися, однак ОПОРА отримала письмові відповіді або іншу змістовну інформацію. Такі матеріали використовувалися як додаткове якісне джерело. Якщо окремий респондент не володів інформацією щодо певного тематичного питання або інтерв’ю було скороченим, його відповіді враховувалися лише у тих блоках, щодо яких було отримано змістовну інформацію.

Аналіз проведено за тематичними напрямами, спільними для груп респондентів: кадрова й технічна спроможність органів ДРВ; порядок і строки надходження відомостей; електронна інформаційна взаємодія; якість та зіставлення даних із різних державних інформаційних ресурсів; робота в умовах тимчасової недоступності систем; окремі категорії виборців; територіальна організація роботи; доступність процедур для громадян; інформування виборців і комунікація. Для кожного напряму зіставлялися повторювані оцінки, відмінності між регіонами та групами респондентів, а також конкретні практичні приклади.

Кількісні показники в тексті використано для опису частоти певної відповіді серед опитаних респондентів, а не як статистично репрезентативну оцінку ситуації в Україні.

Окремі відомості, отримані під час інтерв’ю, були додатково уточнені й актуалізовані за результатами стратегічного воркшопу ОПОРИ й Центральної виборчої комісії «Актуальні дані — доступні вибори», під час якого обговорювалися попередні результати дослідження й актуальний стан функціонування ДРВ.

Під час інтерпретації матеріалів враховувалися нормативні зміни, які відбувалися безпосередньо під час дослідження. Зокрема, 30 травня 2026 року набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України від 13 травня 2026 року № 648, яка змінила порядок передачі до ДРВ відомостей із реєстрів територіальних громад. Як наслідок, частина інтерв’ю відображає попередні практики, а частина — перехідний етап запровадження нового порядку. У таких випадках у висновках розмежовано опис попередньої практики й актуальні напрями подальшої роботи.

Ключові висновки

1. Органи ДРВ загалом спроможні виконувати поточні завдання у міжвиборчий період, однак таку спроможність не слід ототожнювати з готовністю до виборчого процесу. Прогнозоване істотне зростання кількості звернень, обсягу роботи зі списками виборців та потреби в оперативному уточненні даних вимагає завчасної кадрової, технічної й організаційної підготовки.

2. Кадрова спроможність залишається одним із ключових питань підготовки до виборчого процесу. До його початку варто провести диференційоване оцінювання фактичного і прогнозованого навантаження на органи ДРВ і на його основі визначити потреби у працівниках, їх навчанні, взаємозамінності, резервному живленні, обладнанні й відновленні інфраструктури.

3. Наявне технічне та програмне забезпечення органів ДРВ загалом дозволяє виконувати поточні завдання. Водночас потреби в оновленні обладнання та забезпеченні резервного живлення відрізняються залежно від безпекової ситуації та стану конкретного органу. Тому відповідні заходи доцільно здійснювати з урахуванням фактичних потреб кожного органу ДРВ.

4. Подальшого опрацювання потребує питання вдосконалення організаційної структури та інституційного забезпечення діяльності органів ДРВ. Поетапне створення регіональних і територіальних представництв ЦВК можна розглядати як спосіб удосконалення територіальної організації системи адміністрування виборів, посилення професійної координації й інституційної самостійності органів ДРВ. Водночас передання їм відповідних функцій можливе лише після забезпечення необхідної організаційної, кадрової та ресурсної готовності й за умови безперервності ведення Реєстру.

5. Чинну систему періодичного поновлення ДРВ доцільно зберегти, поступово розширюючи централізовану електронну інформаційну взаємодію з державними інформаційними системами. У випадках, коли відповідні дані містяться у державній інформаційній системі й електронну взаємодію забезпечено, електронне отримання відомостей розпорядником Реєстру варто визначити пріоритетним, а безпосереднє подання органам ведення ДРВ — резервним порядком на випадок відсутності або тимчасової недоступності такої взаємодії.

6. Перехід до електронної інформаційної взаємодії не усуває необхідності перевіряти повноту, актуальність і достовірність отриманих відомостей. Розбіжності доцільно усувати насамперед у державній інформаційній системі, в якій сформовано відповідні первинні дані, з подальшим відображенням уточнених відомостей у ДРВ. Окремої уваги потребують єдині правила зазначення назв адміністративно-територіальних одиниць, населених пунктів, вулиць, номерів будинків та інших компонентів адреси.

7. Використання РНОКПП і УНЗР (за наявності) разом з іншими персональними даними може підвищити точність ідентифікації й зіставлення записів. Якщо отриманих відомостей недостатньо для однозначної ідентифікації особи або вони не узгоджуються з даними ДРВ, перед внесенням змін необхідно проводити додаткову перевірку.

8. Відомості про окремі категорії виборців необхідно використовувати відповідно до визначеної законодавством мети та з урахуванням їх повноти, актуальності й достовірності. Зокрема, знеособлені узагальнені дані про ВПО можуть бути корисними для оцінювання чисельності облікованих ВПО в окремих громадах, прогнозування навантаження на органи ДРВ і виборчі дільниці та планування інформаційних заходів. Водночас відомості про місце проживання, зазначене під час взяття особи на облік як ВПО, можуть не відповідати її фактичному місцю проживання. Тому такі відомості не повинні використовуватися для зміни виборчої адреси чи місця голосування без відповідного звернення самого виборця.

9. Досвід 2022–2024 років засвідчив спроможність органів ДРВ працювати в умовах тривалих перерв, релокації та накопичення значного обсягу відомостей, але також продемонстрував різке зростання навантаження після поновлення роботи. Доцільно узагальнити цей досвід і за потреби уточнити чинні порядки приймання, збереження, послідовного опрацювання та подальшої звірки відомостей, а також взаємодії між органами ДРВ у такі періоди.

10. Адміністративно-територіальна реформа, переміщення населення, окупація, руйнування і релокація змінили фактичне навантаження на окремі органи ДРВ і виборчі дільниці. Тому завчасно до початку виборчого процесу доцільно оцінити території обслуговування, кадрові й ресурсні потреби, транспортну доступність, актуальність меж та розташування постійних виборчих дільниць, а також придатність приміщень для голосування.

11. Комунікацію щодо перевірки й уточнення відомостей у ДРВ доцільно здійснювати поетапно: розпочинати роз’яснювальну роботу завчасно не чекаючи оголошення післявоєнних виборів, поступово розширюючи її охоплення та посилюючи інтенсивність після їх призначення. При цьому необхідно використовувати різні способи взаємодії з виборцями, пояснювати практичне значення перевірки даних і надавати зрозумілі рекомендації щодо подальших дій.

Опис результатів дослідження

I. Органи адміністрування Державного реєстру виборців (ОАДРВ)

Аналіз цього блоку охоплює 22 інтерв’ю з представниками органів адміністрування ДРВ у 22 регіонах. Інтерв’ю з представником Херсонської області було скороченим, тому його результати враховано лише в тих тематичних блоках, щодо яких було отримано змістовну інформацію.

Загалом інтерв’ю свідчать, що органи адміністрування ДРВ зберігають здатність виконувати поточні повноваження, а базове технічне забезпечення і взаємодію з більшістю суб’єктів подання відомостей оцінюють позитивно. Водночас підготовка до виборів потребує окремої оцінки кадрової спроможності, готовності до різкого зростання навантаження, безперервності роботи в умовах безпекових загроз, розвитку електронної інформаційної взаємодії й інституційної організації органів ДРВ.

Окремо варто виділити ситуацію в Херсонській області, де, діяльність частини органів ДРВ після поновлення функціонування Реєстру в інших регіонах була відновлена лише у 2026 році. Станом на середину вересня в Херсонській області, крім органу адміністрування, функціонують два районні відділи ведення — апарату Бериславської та Херсонської РДА, і два районні в місті Херсоні — виконавчого комітету Дніпровської та Корабельної районних рад.

1. Посилення кадрової спроможності органів адміністрування та ведення ДРВ до початку виборчого процесу

Аналіз інтерв’ю

Фактичне недоукомплектування органів адміністрування або підконтрольних їм відділів простежується у відповідях 9 респондентів. Ще у 4 регіонах респонденти повідомляли про труднощі із залученням і утриманням працівників або прогнозовану нестачу персоналу під час виборів. Таким чином, кадрові труднощі чи ризики їх виникнення простежуються у 14 із 22 регіонів.

В одному з регіонів розрахункова кількість працівників відповідно до нормативів, обсягу функцій і навантаження становить 34 особи, у штатних розписах передбачено 27 посад, а фактично працюють 25 працівників. В іншому регіоні двоє працівників органу адміністрування координують роботу 35 відділів ведення ДРВ: за оцінкою респондента, цього достатньо для поточної роботи, але не для виборчого процесу.

На момент проведення інтерв’ю респондент із Херсонської області описував особливо гострий кадровий дефіцит в органі адміністрування ДРВ. Оскільки кадровий склад органу міг змінитися після інтерв’ю, ця оцінка використовується як характеристика ситуації на момент опитування, а не поточного стану.

Однією з причин кадрових труднощів респонденти називали низький рівень оплати праці. В одному з інтерв’ю було названо орієнтовну заробітну плату спеціаліста — близько 8 тис. грн. В іншому регіоні вакансію не могли заповнити приблизно пів року через складність пошуку працівника, готового опанувати спеціалізовану роботу з Реєстром за наявного рівня оплати.

Підготовка нового працівника до самостійного виконання кваліфікованої роботи потребує тривалого практичного навчання. За оцінкою одного з респондентів, такий період може становити близько 10 місяців. У деяких регіонах застосовують виїзне навчання нових працівників досвідченими фахівцями органів адміністрування та практичний супровід, що може бути використано для збереження і передачі інституційної пам’яті.

Окремі інтерв’ю свідчать, що збільшення нормативної чисельності відділу ДРВ може фактично залежати від загальної штатної чисельності апарату органу, у структурі якого цей відділ діє. В одному з регіонів введення додаткової посади для роботи з Реєстром могло потребувати скорочення іншої посади в апараті. Це додатково актуалізує питання організаційного підпорядкування органів ДРВ та можливого створення регіональних і територіальних представництв ЦВК.

Рекомендації ОПОРИ

Провести диференційоване оцінювання фактичного і прогнозованого навантаження на органи адміністрування та ведення ДРВ з урахуванням підготовки до виборчого процесу й на його основі визначити кадрові потреби, потреби у навчанні й кадровому резерві, а також необхідний обсяг фінансування.

Під час визначення кадрових потреб враховувати кількість виборців і виборчих дільниць, кількість органів ведення ДРВ, роботу яких координує відповідний орган адміністрування, площу території обслуговування, транспортну доступність, відстані між громадами, безпекові умови, прогнозовану кількість звернень і загальне навантаження під час виборчого процесу.

Розпочати підготовку кадрового резерву та практичне навчання нових працівників до початку виборчого процесу. У разі створення територіальних представництв ЦВК — визначити їхню роль у професійній координації, кадровому забезпеченні й організаційному підпорядкуванні місцевих органів ДРВ.

2. Технічна та операційна готовність органів ДРВ до роботи в умовах перебоїв і безпекових загроз

Аналіз інтерв’ю

Усі респонденти загалом позитивно оцінили базове технічне забезпечення органів ДРВ. Критичної нестачі спеціалізованих комп’ютерів, принтерів або програмного забезпечення не зафіксовано. Централізоване постачання техніки та її технічний супровід з боку ЦВК є одним із найбільш позитивно оцінених аспектів діяльності органів ДРВ.

Водночас у 9 регіонах респонденти вказували на ризики, пов’язані з відключеннями електроенергії, зношенням джерел безперебійного живлення, тривалими повітряними тривогами, обстрілами, пошкодженням приміщень або необхідністю релокації. Характер потреб істотно залежить від безпекової ситуації: у відносно безпечніших регіонах основним питанням є застаріле обладнання, тоді як у регіонах, що регулярно зазнають обстрілів, до цього додаються тривалі перерви в роботі, пошкодження приміщень і фізичне знищення техніки.

В одному з регіонів було пошкоджено 5 відділів ДРВ. В іншому регіоні внаслідок атаки знищено приміщення і матеріально-технічну базу відділу, але працівники, відповідно до встановленої інструкції, встигли евакуювати персональні електронні ключі доступу до ДРВ. В окремих містах повітряні тривоги могли тривати до 20 годин, унаслідок чого працівники виконували роботу після завершення робочого часу або у вихідні.

Практичну здатність до релокації підтверджує досвід одного з органів, якому вдалося евакуювати близько 90% спеціалізованої техніки й розмістити працівників на базі органів ДРВ в інших областях, зберігши можливість виконувати покладені на них функції. Респонденти позитивно оцінювали практику зберігання резервних одиниць техніки та передачі вивільненого обладнання відділам, майно яких було пошкоджене або знищене.

Окремої уваги потребує готовність працівників діяти у разі кіберінциденту. Більшість респондентів довіряє чинній системі захисту ДРВ, однак 16 із 21 не мали підтвердженої інформації про кібератаки або вважали оцінку таких загроз компетенцією центрального рівня. Це не дає підстав робити висновок про недостатність технічного захисту, але свідчить про доцільність розробки зрозумілих для працівників на місцях алгоритмів фіксації підозрілих подій і повідомлення про них.

Рекомендації ОПОРИ

За умови виділення необхідного фінансування — провести диференційоване оцінювання технічної та операційної готовності органів ДРВ і на його основі визначити потреби у резервному живленні, мережевому обладнанні, резервних робочих місцях, спеціалізованій техніці та відновленні пошкодженої інфраструктури.

За результатами такого оцінювання визначити потребу кожного органу в резервному робочому місці, альтернативному джерелі електроживлення, резервному каналі зв’язку, резервній спеціалізованій техніці та можливості тимчасового виконання окремих завдань іншим органом ДРВ.

Чинний порядок зберігання й евакуації персональних електронних ключів доступу до ДРВ доцільно переглянути з урахуванням досвіду війни і за потреби доопрацювати, зокрема щодо їх оперативного блокування у разі втрати або знищення обладнання та взаємодії з відповідними органами безпеки.

Оцінювання технічної захищеності ДРВ доцільно проводити в межах окремого аудиту даних і практичного тестування, а для регіональних працівників забезпечити зрозумілі алгоритми повідомлення про інциденти, втрату засобів доступу або підозрілу поведінку робочої техніки.

3. Пріоритет електронного отримання відомостей із державних інформаційних систем та уніфікація вимог до відомостей, що надходять до ДРВ

Аналіз інтерв’ю

У 17 з 21 інтерв’ю взаємодію з суб’єктами подання відомостей оцінено як налагоджену. Відомості переважно надходять своєчасно, відповідальні працівники визначені, а окремі питання розв’язують шляхом безпосередньої робочої комунікації.

Інтерв’ю з представниками органів адміністрування ДРВ проводилися у червні 2026 року — невдовзі після набрання 30 травня 2026 року чинності постановою Кабінету Міністрів України від 13 травня 2026 року № 648, яка передбачила новий механізм централізованої передачі до ДРВ відомостей із реєстрів територіальних громад через відомчу інформаційну систему ДМС та електронну інформаційну взаємодію між системами ДМС і ДРВ. На момент проведення інтерв’ю цей механізм перебував на етапі запровадження, тож респонденти переважно описували попередні практики подання відомостей, зокрема використання паперових документів, електронних файлів і фізичних носіїв.

Респонденти повідомляли про розбіжності у відомостях про адресу, що містяться у ДРВ, реєстрах територіальних громад та інших державних інформаційних системах. Йшлося, зокрема, про різне написання назв населених пунктів і вулиць, зміни після їх перейменування та різний порядок зазначення елементів адреси. Як повідомив один із респондентів, у регіоні, який він представляє, щомісяця формується близько 5 тис. уточнювальних запитів, частина яких пов’язана з розбіжностями у персональних даних та відомостях про адресу.

Респонденти позитивно оцінювали практику визначення постійних контактних осіб із боку суб’єктів подання відомостей. Безпосередня комунікація з ними дає змогу оперативно уточнювати відомості та розв'язувати питання, що виникають під час їх подання й опрацювання. Цю практику доцільно зберегти під час подальшого розширення електронної інформаційної взаємодії.

Рекомендації ОПОРИ

Чинну систему періодичного поновлення ДРВ варто зберегти, послідовно розширюючи централізоване електронне отримання відомостей із державних інформаційних систем. У випадках, коли відповідні відомості містяться у державній інформаційній системі та забезпечено електронну інформаційну взаємодію, такий порядок доцільно визначити пріоритетним відповідно до частини 23 статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців», а безпосереднє подання тих самих відомостей органам ведення Реєстру — резервним на випадок відсутності або тимчасової недоступності електронної взаємодії.

Перед подальшим розширенням централізованої електронної інформаційної взаємодії доцільно провести аналіз категорій відомостей, які продовжують безпосередньо надходити до органів ведення ДРВ, і визначити, для яких із них чинний обсяг відомостей за статтею 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців» уже дозволяє електронне отримання розпорядником Реєстру, а для яких необхідні зміни до Закону, інших нормативно-правових актів або порядків інформаційної взаємодії. Окремого законодавчого врегулювання потребує отримання та використання РНОКПП для точнішої ідентифікації виборців.

Позитивним прикладом є централізована електронна інформаційна взаємодія з Державним реєстром актів цивільного стану громадян, за якої відомості про смерть надходять розпоряднику Реєстру на центральному рівні без окремого їх подання місцевими відділами ДРАЦС органам ведення ДРВ. Важливим кроком є також практичне впровадження постанови КМУ № 648 щодо відомостей із реєстрів територіальних громад.

Одночасно необхідно забезпечити єдині вимоги до структури та формату відомостей, що надходять із різних державних інформаційних ресурсів. Розбіжності доцільно усувати насамперед у системі, в якій сформовано відповідні первинні дані, з подальшим відображенням уточнених відомостей у ДРВ. Доцільно також встановити єдині правила зазначення назв адміністративно-територіальних одиниць, населених пунктів, вулиць, номерів будинків та інших елементів адреси і порядок повторного надходження виправлених відомостей до Реєстру.

4. Проблеми в отриманні й використанні відомостей про окремі категорії виборців

Аналіз інтерв’ю

У 17 з 21 інтерв’ю респонденти оцінили наявний склад відомостей у ДРВ як загалом достатній. Водночас у відповідях було названо окремі категорії відомостей, отримання або актуальність яких залишаються проблемними.

У 6 регіонах респонденти порушили питання про надходження до ДРВ відомостей щодо громадян України, які померли за кордоном. За їхніми словами, проблема виникає, зокрема, у випадках, коли смерть громадянина не зареєстрована українськими органами державної реєстрації актів цивільного стану.

У 3 регіонах респонденти звернули увагу на потребу в актуальній інформації про переміщення ВПО. В одному з інтерв’ю зазначалося, що в обласному центрі, за наявною оцінкою, перебуває близько 200 тис. ВПО, однак органи ДРВ не мають інформації про те, хто з них фактично залишається в регіоні, де вони проживають або чи перемістилися далі.

Окремо респонденти порушували питання щодо осіб, які знялися із зареєстрованого місця проживання, але не зареєстрували нового. Такі виборці залишаються у ДРВ, однак можуть не бути віднесені до конкретної виборчої дільниці. Наприклад, як повідомив один із респондентів, у регіоні, який він представляє, 32 561 виборець має відмітку про вибуття.

Рекомендації ОПОРИ

Знеособлені узагальнені дані про ВПО можуть використовуватися як додаткове аналітичне джерело для оцінювання територіального розміщення населення, прогнозування навантаження на органи ДРВ і виборчі дільниці та планування інформаційних заходів. Водночас персоніфіковані відомості про місце перебування ВПО самі по собі не повинні бути підставою для зміни виборчої адреси без відповідного звернення виборця та передбаченої законом процедури.

5. Спроможність працювати в умовах різкого зростання навантаження та після поновлення функціонування ДРВ

Аналіз інтерв’ю

У 17 інтерв’ю респонденти повідомили про особливий або прискорений режим роботи після поновлення функціонування ДРВ. У 7 регіонах накопичені протягом місяця відомості необхідно було опрацювати приблизно за один тиждень.

В одному з регіонів протягом 2024 року до ДРВ було внесено 202 430 змін, тоді як у звичайний рік їх кількість становила близько 78 тис., тобто обсяг внесених змін зріс приблизно у 2,6 раза. В іншому регіоні повернення до звичайного режиму роботи тривало близько 9 місяців, ще в одному — близько 6.

Після відновлення функціонування ДРВ необхідно було не лише внести накопичені відомості, а й перевірити їх, усунути виявлені розбіжності та скерувати уточнювальні запити. В інтерв’ю також згадували різні способи накопичення і зберігання відомостей у період, коли внесення змін до ДРВ було припинено, зокрема, паперових документів, накопичення відомостей в електронній формі та їх подальше поетапне внесення до ДРВ.

Рекомендації ОПОРИ

Оцінити, наскільки чинні інструкції та порядки враховують особливості роботи органів ДРВ у разі тимчасового припинення та подальшого відновлення функціонування Реєстру. За потреби уточнити порядок приймання, накопичення, збереження, послідовного опрацювання та подальшої звірки відомостей, а також взаємодії між органами ведення й адміністрування ДРВ у періоди, коли навантаження істотно перевищує звичайний рівень.

Під час підготовки до виборів цей досвід доцільно використати для визначення кадрового резерву, мінімальної кількості спеціалізованих працівників, можливості тимчасової взаємодопомоги між органами ДРВ та організації роботи в періоди, коли навантаження істотно перевищує звичайний рівень.

Окремої уваги потребує забезпечення повноти й цілісності відомостей у разі тимчасової недоступності електронної інформаційної взаємодії — їх отримання і збереження на цей період та подальша звірка після відновлення взаємодії, щоб уникнути втрати або повторного внесення відомостей.

6. Організація діяльності органів ДРВ з урахуванням адміністративно-територіальних змін, релокації та переміщення населення

Аналіз інтерв’ю

У 8 інтерв’ю респонденти порушували питання, пов’язані з організацією діяльності органів ДРВ, територіальною доступністю та розподілом функцій. У 3 регіонах було висловлено підтримку інституційному виокремленню органів ДРВ, а у 2 із них — створенню територіальних представництв ЦВК.

Чинна організація поєднує функціональну взаємодію органів ДРВ з ЦВК та їх організаційне підпорядкування органам, у структурі яких вони утворені. Випадки відмов окремих районних адміністрацій від участі відділів ведення ДРВ в інтерв’ю, попри сприяння ЦВК у проведенні дослідження, можуть свідчити про те, що таке організаційне підпорядкування впливає на обсяг операційної самостійності й зовнішньої комунікації відділів.

Респонденти також звертали увагу на наслідки адміністративно-територіальної реформи. В одному з регіонів після укрупнення районів кількість відділів ведення ДРВ скоротилася з 20 до 8. В іншому відстань між органом адміністрування та окремими суб’єктами подання відомостей становить близько 100 км.

На момент проведення інтерв’ю Херсонська область описувалася як окремий випадок тривалого припинення роботи значної частини органів ДРВ. Надалі частина відділів відновила діяльність, тож наведені у цьому блоці матеріали використовуються насамперед для аналізу досвіду припинення й відновлення роботи, а не як опис поточного переліку органів, що функціонують.

Інтерв’ю також свідчать про суттєві зміни у розміщенні населення. В одній із громад, де проживає близько 15 тис. місцевих жителів, на момент інтерв’ю перебувало майже 10 тис. ВПО, тоді як наявна мережа складається з орієнтовно 8 виборчих дільниць.

Рекомендації ОПОРИ

Проаналізувати, наскільки чинне розміщення органів ведення та адміністрування ДРВ відповідає обсягу їхніх завдань, кількості виборців, території обслуговування, кількості виборчих дільниць і відстань між відповідними органами й суб’єктами подання відомостей.

Продовжити опрацювання поетапного створення регіональних і територіальних представництв ЦВК як способу вдосконалення територіальної організації системи адміністрування виборів, посилення професійної координації й інституційної самостійності органів ДРВ. Визначити їхні функції, територіальну юрисдикцію, штатну чисельність і ресурсне забезпечення з урахуванням кількості виборців і виборчих дільниць, площі території, транспортної доступності та прогнозованого навантаження. Передання відповідних функцій має відбуватися лише після забезпечення організаційної, кадрової та ресурсної готовності представництв і не повинно призводити до переривання ведення ДРВ.

Для практичної реалізації першого етапу створення регіональних представництв необхідні видатки доцільно передбачити у Державному бюджеті України на наступний рік.

Під час планування відновлення роботи органів ДРВ на деокупованих територіях доцільно враховувати досвід релокації та поновлення діяльності відповідних органів в інших регіонах

Перед виборами оцінити, наскільки наявне розміщення постійних виборчих дільниць відповідає змінам у чисельності й територіальному розподілі населення, стану приміщень і транспортній доступності.

7. Інформування виборців про можливість перевірки та уточнення відомостей у ДРВ

Аналіз інтерв’ю

У 18 з 21 інтерв’ю активність виборців було схарактеризовано як низьку або епізодичну. В окремих регіонах фіксують лише кілька звернень на місяць або навіть кілька звернень у межах усієї області. Водночас є відмінності між регіонами й окремими великими районами.

Серед причин низької активності респонденти називали відсутність призначених виборів, зосередженість громадян на питаннях війни та безпеки, недостатню поінформованість про діяльність ДРВ і можливості перевірки відомостей, а також перебування значної кількості громадян за межами їхньої виборчої адреси або за кордоном.

11 респондентів підтримали постійне, періодичне або завчасне інформування виборців. 8 вважають, що активну інформаційну кампанію доцільно розпочинати після визначення строків виборів, коли перевірка відомостей набуде для громадян безпосереднього практичного значення.

Респонденти позитивно оцінювали поширення відео та роз’яснень з боку ЦВК, повідомлень через місцеве телебачення і радіо, розміщення інформації у ЦНАПах, органах ДМС та інших установах, до яких регулярно звертаються громадяни. У 10 інтерв’ю було наведено конкретні приклади інформаційних заходів або каналів, які, за оцінками респондентів, сприяли активізації виборців.

Рекомендації ОПОРИ

Комунікацію щодо перевірки й уточнення відомостей у ДРВ доцільно будувати поетапно і багатоканально: у міжвиборчий період продовжувати базове інформування про діяльність ДРВ і доступні способи перевірки відомостей, а після визначення строків виборів — істотно посилювати інтенсивність кампанії. Повідомлення мають пояснювати практичне значення перевірки даних і містити зрозумілу послідовність подальших дій.

Під час підготовки інформаційної кампанії до виборів доцільно врахувати позитивний попередній досвід і поєднувати традиційні канали з новими способами комунікації, зокрема державними цифровими сервісами (застосунок і портал «Дія»), соціальними мережами та SMS-повідомленнями, з урахуванням доступності таких каналів для різних груп виборців.

II. Відділи ведення Державного реєстру виборців (ВВДРВ)

Аналіз охоплює 38 інтерв’ю з представниками відділів ведення ДРВ із 21 регіону України. Дві районні адміністрації Одеси письмово відмовилися від участі, а ще одна районна військова адміністрація надала інформацію про роботу відділу без повного структурованого інтерв’ю.

Однотипний характер відмов окремих районних адміністрацій може свідчити про те, що організаційне підпорядкування відділів ведення Реєстру місцевим органам виконавчої влади здатне впливати на обсяг їхньої операційної самостійності та зовнішньої комунікації. У цьому контексті створення територіальних представництв ЦВК може розглядатися як один зі способів удосконалення територіальної організації системи адміністрування виборів, посилення професійної координації й інституційної самостійності органів ведення ДРВ.

Більшість відділів ведення ДРВ наразі здатні виконувати поточні завдання у міжвиборчий період. Респонденти переважно позитивно оцінюють технічне і програмне забезпечення з боку ЦВК, чинну періодичність подання відомостей та взаємодію з основними суб’єктами їх подання. Водночас спроможність відділів є нерівномірною, а головний ризик пов’язаний із суттєвим збільшенням навантаження після початку виборчого процесу.

1. Належна кадрова спроможність відділів ведення ДРВ до початку виборчого процесу

Аналіз інтерв’ю

У 16 з 38 інтерв’ю респонденти повідомили, що фактична кількість працівників була меншою за передбачену штатним розписом або встановленими нормативами. Також, на думку 16 респондентів, наявної кількості працівників може бути недостатньо для виконання завдань під час виборчого процесу.

У частині відділів наявного кадрового складу вистачає для виконання поточних завдань, однак не для одночасного приймання значної кількості виборців, опрацювання заяв, формування списків виборців, підготовки іменних запрошень та виконання інших передбачених законодавством процедур.

В одному з відділів за штатної чисельності 3 в працівники фактично працює лише 1 — керівниця. В іншому відділі, який обслуговує близько 210 тис. виборців, фактично працюють 3 працівники, тоді як, за оцінкою респондента, необхідна кількість становить 8 осіб. В інших інтерв’ю згадувалося скорочення фактичної чисельності працівників із 6 до 4 або із 7 до 4 осіб.

Кадрова проблема полягає не лише в кількості працівників. Респонденти звертали увагу на втрату досвідчених фахівців, мобілізацію, звільнення та складність підготовки нових працівників. За оцінками окремих респондентів, для самостійного виконання всього комплексу спеціалізованих завдань працівникові може знадобитися щонайменше один рік практичної роботи. У 4 інтерв’ю низький рівень оплати праці названо однією з причин труднощів із залученням та збереженням працівників.

Рекомендації ОПОРИ

Провести диференційоване оцінювання фактичного і прогнозованого навантаження на кожен відділ окремо для міжвиборчого періоду та періоду підготовки і проведення виборів. Під час визначення кадрових потреб враховувати кількість виборців і постійних виборчих дільниць, обсяг відомостей від суб’єктів подання, площу території обслуговування і транспортну доступність, прогнозовану кількість звернень, необхідність формування списків та іменних запрошень, досвід працівників і потребу у взаємозамінності.

До початку виборчого процесу необхідно нормативно визначити методику оцінювання кадрової спроможності органів ведення Реєстру та механізм, за яким результати такого оцінювання обовʼязково враховуються під час визначення штатної чисельності й необхідного фінансування, зокрема потреби у додаткових працівниках і їх навчанні.

Заповнення вакантних посад, формування кадрового резерву та підготовка нових працівників мають розпочатися до початку виборчого процесу. З огляду на тривалість підготовки нових фахівців доцільно передбачити практичний супровід новопризначених працівників досвідченими фахівцями.

2. Належне технічне оснащення та можливість роботи під час перебоїв електропостачання

Аналіз інтерв’ю

Базове технічне і програмне забезпечення відділів ведення ДРВ респонденти переважно оцінюють позитивно. Вони зазначали, що ЦВК забезпечує відділи комп’ютерним обладнанням, спеціалізованим програмним забезпеченням, принтерами та іншим обладнанням, необхідним для роботи з Реєстром і формування списків виборців.

Водночас у 6 інтерв’ю респонденти вказали на потребу в сучасних джерелах безперебійного або автономного живлення. В окремих відділах джерела безперебійного живлення використовують уже 5–6 років, хоча й там такі засоби дають змогу лише коректно завершити роботу та вимкнути обладнання, але не продовжувати виконання завдань під час тривалого відключення електроенергії.

В одному з інтерв’ю респондент зазначив, що доступ до ДРВ доводилося планувати з урахуванням графіків електропостачання. В іншому випадку відключення призводили до перезавантаження маршрутизаторів і тимчасової втрати доступу до внутрішніх інформаційних ресурсів. Водночас в одному з відділів наявність генератора дозволяла продовжувати опрацювання відомостей під час відключень.

Потреби відділів у технічному оснащенні не є однаковими. Частина респондентів не повідомляла про суттєві технічні проблеми, тоді як інші звертали увагу на зношення джерел безперебійного живлення, необхідність оновлення принтерів, нестабільність мережевого обладнання або відсутність автономного живлення.

Рекомендації ОПОРИ

Провести диференційовану оцінку технічного стану відділів і на її основі визначити потреби в заміні зношених джерел безперебійного живлення, встановленні автономних джерел електропостачання, оновленні принтерів та іншого обладнання для друку списків виборців, резервному мережевому обладнанні, технічному обслуговуванні або заміні комп’ютерного обладнання.

Йдеться не про однакове переоснащення всіх відділів, а про оновлення технічного оснащення і джерел резервного живлення відповідно до визначених потреб конкретних відділів.

3. Зменшення обсягу безпосереднього подання відомостей шляхом пріоритетного застосування електронної інформаційної взаємодії

Аналіз інтерв’ю

У 25 з 38 інтерв’ю чинні строки або періодичність подання відомостей оцінено як прийнятні чи такі, що не потребують зміни. За словами респондентів, надходження відомостей до 5-го числа місяця переважно залишає достатньо часу для їх завантаження, перевірки та скерування уточнювальних запитів.

Водночас у 26 інтерв’ю йшлося про те, що паперові документи, фізичні носії або змішаний спосіб реально використовують як канал передавання відомостей. Ще у 4 випадках паперові документи лише підтверджували або дублювали інформацію, передану в електронній формі. Не всі респонденти вважають паперові документи істотною проблемою, особливо коли йдеться про невелику кількість записів, однак у низці інтерв’ю паперовий або змішаний формат пов’язували з додатковим опрацюванням, зберіганням і складністю переміщення документів.

Електронний кабінет суб’єкта подання відомостей респонденти переважно оцінювали як зручний спосіб взаємодії. Він дозволяє передавати підписані документи, завантажувати відповідні файли, фіксувати дату їх подання й повертати документи для виправлення виявлених неточностей.

Матеріали інтерв’ю з представниками ДРАЦС і Міністерства юстиції уточнюють, що відомості про смерть передаються до ЦВК на центральному рівні в електронному вигляді, тому місцеві відділи ДРАЦС не повинні окремо подавати ті самі відомості органам ведення ДРВ.

Рекомендації ОПОРИ

Чинну систему періодичного поновлення доцільно зберегти, послідовно розширюючи централізоване електронне отримання відомостей із державних інформаційних систем. Для категорій відомостей, які містяться у таких системах і щодо яких забезпечено електронну інформаційну взаємодію, пріоритетно застосовувати їх отримання розпорядником Реєстру відповідно до частини 23 статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців». Безпосереднє подання відомостей органам ведення Реєстру, зокрема на паперових документах або фізичних носіях, варто зберегти як резервний порядок для випадків, коли електронна інформаційна взаємодія не забезпечена або тимчасово недоступна.

Результати інтерв’ю не дають достатніх підстав для загального скорочення строків безпосереднього подання відомостей. Періодичність електронної інформаційної взаємодії доцільно визначати окремо для відповідних державних інформаційних систем і категорій відомостей.

4. Дотримання вимог до відомостей та зменшення потреби в додатковій перевірці й уточненні

Аналіз інтерв’ю

Респонденти неодноразово повідомляли про розбіжності у відомостях, що надходять із різних джерел. Йшлося про різні варіанти написання прізвища, імені та по батькові; розбіжності у даті або місці народження; відсутність району чи області у відомостях про місце народження; використання старих назв вулиць; різний порядок зазначення типу населеного пункту; невідповідність відомостей про адресу у ДРВ та реєстрі територіальної громади; дані, сформовані до зміни адміністративно-територіального устрою; механічні помилки під час ручного введення.

Частина розбіжностей пов’язана з перенесенням інформації зі старих картотек, у яких відомості могли бути зазначені російською мовою або за правилами, що відрізняються від сучасних вимог. У таких випадках працівники змушені перевіряти інформацію за кількома джерелами та скеровувати уточнювальні запити. Водночас не всі респонденти вважають такі неточності системною проблемою: в одних відділах вони виникають регулярно, в інших — поодиноко.

У 7 інтерв’ю УНЗР названо корисним засобом ідентифікації особи та розрізнення виборців, які мають однакові або схожі персональні дані. Водночас наявність УНЗР сама по собі не є достатньою підставою для виправлення всіх виявлених розбіжностей без додаткової перевірки.

В одному з інтерв’ю респондентка повідомила про програмне рішення, розроблене працівниками міського відділу для звірки відомостей ДРВ із даними реєстру територіальної громади. За її словами, відбувається поетапна перевірка приблизно 300 тис. виборців, а під час першого етапу до даних було додано близько 35 тис. УНЗР. Цей приклад ілюструє локальну практику використання програмних рішень для звірки відомостей ДРВ з іншими реєстрами.

Рекомендації ОПОРИ

Розбіжності між відомостями ДРВ й інших державних інформаційних систем доцільно усувати насамперед у системі, в якій сформовано відповідні первинні дані, з подальшим відображенням уточнених відомостей у Реєстрі. Доцільно провести цільову звірку відомостей ДРВ із реєстрами територіальних громад, забезпечити фактичне застосування встановлених вимог і системних класифікаторів та визначити порядок повторного надходження до ДРВ виправлених відомостей.

Для підвищення точності ідентифікації доцільно використовувати РНОКПП і за наявності УНЗР разом з іншими персональними даними виборця. Відсутність УНЗР у частини громадян не дозволяє розглядати його як універсальний ідентифікатор і не повинна сама по собі створювати додаткові вимоги до документування громадян.

5. Джерела, порядок отримання та використання відомостей про окремі категорії виборців

Аналіз інтерв’ю

У 7 інтерв’ю порушено проблему надходження до ДРВ відомостей про смерть громадян України за кордоном. Респонденти зазначали, що відповідна інформація може не потрапляти до українських державних реєстрів, якщо документ про смерть не було зареєстровано в Україні або відомості не надійшли через інші передбачені законодавством канали.

Питання отримання або можливого використання відомостей про ВПО порушено у 12 інтерв’ю. Частина респондентів вважає, що такі дані могли б використовуватися для оцінювання можливої кількості звернень до відділів ведення ДРВ та навантаження на постійні виборчі дільниці. Інші звертали увагу, що довідка ВПО не завжди відображає актуальне фактичне місце проживання особи, оскільки можливі повторні переміщення без оновлення відомостей та інші розбіжності.

Відомості про місце фактичного перебування ВПО самі по собі не є достатньою підставою для зміни виборчої адреси без відповідного звернення виборця та передбачених законом підстав і процедури. Для використання персоніфікованих даних про ВПО у рішеннях щодо конкретного виборця мають бути окремо визначені правова мета, джерело даних, порядок їх перевірки та правові наслідки такого використання.

В окремих інтерв’ю також порушували питання щодо громадян, яким виповнилося 18 років, але які не мають зареєстрованого місця проживання; осіб, останнє зареєстроване місце проживання яких розташоване на тимчасово окупованій території або території бойових дій; осіб, які набули громадянство України, але ще не отримали паспорт; громадян, щодо яких немає належним чином зареєстрованих відомостей про смерть.

Рекомендації ОПОРИ

Результати інтерв’ю з ВВДРВ додатково підтверджують рекомендації підрозділу I.4 щодо розмежування аналітичного використання знеособлених даних про ВПО та використання персоніфікованих відомостей для прийняття рішень щодо конкретного виборця. Для інших згаданих категорій доцільно окремо визначити джерело відомостей, їх достатність для ідентифікації особи, правову мету використання та випадки, коли перед внесенням змін потрібна додаткова перевірка.

6. Робота з відомостями у разі тимчасового припинення доступу до ДРВ та після його поновлення

Аналіз інтерв’ю

У період, коли доступ до ДРВ був припинений, діяльність відділів повністю не припинялася. Вони продовжували отримувати відомості від суб’єктів подання, зберігати паперові й електронні документи, перевіряти їх на наявність формальних неточностей і готувати до подальшого внесення до Реєстру.

У 18 із 38 інтерв’ю зазначено, що після поновлення доступу до ДРВ на опрацювання відомостей за один місяць відводилося приблизно 7–10 днів. Працівникам необхідно було не лише завантажити накопичені відомості, а й перевірити їх, усунути розбіжності, скерувати уточнювальні запити та узгодити дії з іншими відділами.

Способи накопичення інформації відрізнялися: використовували паперові справи, електронні таблиці, файли на фізичних носіях і локальні програми для попередньої перевірки. Окремих працівників у цей період також залучали до інших завдань органу, що могло зменшувати кадровий ресурс для підготовки накопичених відомостей до внесення.

Рекомендації ОПОРИ

Для відділів ведення ДРВ доцільно уточнити порядок дій у разі тимчасового припинення та подальшого відновлення доступу до Реєстру, зокрема щодо обліку отриманих, але ще не внесених відомостей, опрацювання уточнювальних запитів, взаємодії між відділами та використання резервних способів передачі даних Після відновлення електронної взаємодії необхідно забезпечити звірку відомостей, переданих у резервний спосіб, щоб не допустити їх втрати або повторного внесення.

7. Території обслуговування відділів та актуальність відомостей про постійні виборчі дільниці

Аналіз інтерв’ю

У 7 інтерв’ю порушено питання, пов’язані з адміністративно-територіальними змінами, значною площею території обслуговування, віддаленістю громад або розподілом суб’єктів подання відомостей. Після укрупнення районів окремі відділи обслуговують громади, до яких складно дістатися громадським транспортом, що ускладнює як взаємодію із суб’єктами подання, так і доступ виборців до відділу.

В окремих регіонах респонденти повідомляли про зміни відомостей щодо постійних виборчих дільниць. В одному місті було опрацьовано зміни щодо 6 постійних виборчих дільниць у зв’язку зі зміною кількості виборців та неможливістю подальшого використання окремих приміщень для голосування. В іншому регіоні дільниці, приміщення яких було зруйновано внаслідок бойових дій, перенесено до інших закладів освіти.

Ці приклади не дають підстав для загального висновку про невідповідність відомостей щодо постійних виборчих дільниць у всіх регіонах, але підтверджують необхідність їх перевірки перед початком виборчого процесу.

Рекомендації ОПОРИ

Перед початком виборчого процесу проаналізувати відповідність територій обслуговування відділів їхній кадровій чисельності та обсягу завдань з урахуванням кількості виборців і виборчих дільниць, площі території, транспортної доступності, віддаленості громад і прогнозованого навантаження.

Перевірити актуальність меж постійних виборчих дільниць, кількість віднесених до них виборців, адреси і розташування дільниць, фактичну наявність і придатність приміщень для голосування, а також необхідність їх перенесення у зв’язку з пошкодженням, руйнуванням, зміною призначення приміщень або істотними змінами в територіальному розміщенні населення.

8. Інформування виборців та організація роботи у період збільшення кількості звернень

Аналіз інтерв’ю

У 36 із 38 інтерв’ю активність виборців у міжвиборчий період оцінено як низьку або епізодичну. В окремих відділах упродовж кількох місяців надходили лише поодинокі особисті або електронні звернення.

Водночас після призначення виборів, оприлюднення попередніх списків виборців або наближення останнього дня подання заяв кількість звернень різко зростає. У попередні виборчі періоди це призводило до черг, роботи без вихідних та приймання виборців після завершення встановленого робочого часу.

19 респондентів вважають, що активну кампанію доцільно розпочинати після призначення виборів або з початком виборчого процесу; 15 підтримують постійне, періодичне або завчасне інформування; 4 висловили сумнів у доцільності чи ефективності кампаній у міжвиборчий період.

Респонденти позитивно оцінювали такі інструменти комунікації, як електронний кабінет виборця, офіційні сайти, соціальні мережі, місцеві медіа та персональні поштові повідомлення. Попередній досвід також показує, що масштабні кампанії можуть суттєво збільшувати кількість звернень, хоча їх результативність залишається обмеженою порівняно із загальною кількістю виборців.

Рекомендації ОПОРИ

Комунікацію щодо перевірки й уточнення відомостей у ДРВ варто будувати як поетапну і багатоканальну: поєднати постійне базове інформування у міжвиборчий період з інтенсивнішою кампанією після призначення виборів. Повідомлення мають пояснювати виборцю практичне значення перевірки даних, доступні електронні й офлайн-способи звернення і зрозумілу послідовність дій у разі виявлення неточностей.

Після призначення виборів потрібно завчасно спонукати виборців до перевірки відомостей, щоб зменшити концентрацію звернень в останні дні перед завершенням встановлених законом строків.

Також варто завчасно спланувати організацію приймання звернень у період їх різкого збільшення, зокрема потребу в додаткових працівниках, продовженні часу прийому та розподілі завдань між працівниками відділу.

III. Державна міграційна служба України (ДМС)

Інтерв’ю з представниками ДМС загалом не виявили системних проблем із дотриманням строків подання відомостей до ДРВ. Основні питання стосувалися способів електронної передачі відомостей, дій у разі недоступності інформаційних систем, а також повноти інформації про окремі категорії громадян, зокрема осіб, які досягають 18-річного віку.

1. Електронна передача відомостей із реєстрів територіальних громад до ДРВ

Аналіз інтерв’ю

У 7 з 13 інтерв’ю описано переважно або повністю електронну передачу відомостей — через електронний кабінет суб’єкта подання відомостей, спеціалізовані електронні сервіси або електронну інформаційну взаємодію. У 5 регіонах на момент проведення інтерв’ю респонденти описували практику подання відомостей одночасно на паперовому й електронному носіях: паперові форми підписували і засвідчували печаткою, а електронні файли передавали на флеш-носіях; також паперові документи могли доставляти кур’єром. Такий формат відповідає передбаченому законодавством порядку подання відомостей, якщо вони не передаються в електронній формі з накладанням КЕП.

При цьому ставлення до використання Єдиного державного демографічного реєстру для актуалізації відомостей ДРВ переважно позитивне. В 11 з 13 інтерв’ю респонденти або позитивно оцінювали таку взаємодію, або підтверджували, що відомості з ЄДДР уже використовуються під час взаємодії з ДРВ. Серед переваг називали швидкість отримання інформації, можливість використання вже наявних у державній інформаційній системі відомостей та зменшення потреби в їх ручному формуванні (опрацюванні).

Матеріали з Херсонської області додатково показують значення ЄДДР як джерела накопичення й актуалізації відомостей у ситуації, коли їх тимчасово не передають до відповідних органів ведення ДРВ. За наданою інформацією, відомості продовжують накопичуватися та актуалізуватися в ЄДДР і мають бути передані після відновлення діяльності відповідних органів ведення ДРВ.

Водночас у 2026 році змінився порядок передачі відомостей із реєстрів територіальних громад. Як зазначено у письмовій відповіді Тернопільського УДМС, територіальні органи та підрозділи ДМС виключено з безпосереднього технологічного й адміністративного ланцюга передачі цієї категорії інформації.

Матеріали інтерв’ю з представниками органів місцевого самоврядування також відображають перехідний етап після набрання чинності постановою КМУ № 648: частина респондентів ще описувала попередні способи подання відомостей, тоді як інші очікували або вже розпочинали перехід до нового порядку. Тож основне питання полягає вже не у запровадженні нового механізму, а в його повному практичному впровадженні та перевірці фактичного надходження відомостей до ДРВ.

Рекомендації ОПОРИ

Результати інтерв’ю з ДМС додатково підтверджують рекомендацію підрозділу I.3 щодо пріоритету централізованого електронного отримання відомостей із державних інформаційних систем. Для відомостей з РТГ ключовим завданням є практичне впровадження Порядку, затвердженого постановою КМУ № 648, включно з громадами, які ведуть РТГ у власних інформаційно-комунікаційних системах. Безпосереднє подання відповідних відомостей органам ведення ДРВ доцільно зберігати як резервний порядок у разі відсутності інтеграції або тимчасової технічної недоступності електронної інформаційної взаємодії.

2. Робота з відомостями у разі тимчасової недоступності інформаційних систем або нездійснення повноважень окремими органами ведення ДРВ

Аналіз інтерв’ю

Інтерв’ю показали різний практичний досвід роботи у 2022–2023 роках. У частині регіонів інформація продовжувала накопичуватися у внутрішніх інформаційних системах або ЄДДР і після відновлення можливості взаємодії була сформована за попередній період та передана до ДРВ. В інших регіонах у період недоступності електронної взаємодії використовували паперові документи.

В одному з регіонів, за словами респондентів, ЄІАС УМП не працювала близько 8 місяців, унаслідок чого певний час відповідні дані не формувалися. Після відновлення роботи системи інформація надходила поступово, і її опрацьовували за попередні періоди. В інших регіонах респонденти, навпаки, зазначали, що послідовність змін зберігалася в інформаційних системах і після відновлення роботи відомості могли бути сформовані за необхідний проміжок часу.

Іншу ситуацію зафіксовано в Херсонській області, де інформаційні ресурси ДМС продовжують функціонувати, однак відповідні органи ведення ДРВ тимчасово не здійснюють своїх повноважень. За отриманою письмовою інформацією, відомості продовжують накопичуватися та актуалізуватися в ЄДДР і після відновлення діяльності органів ведення ДРВ мають бути передані за період, протягом якого така передача не здійснювалася.

Таким чином, порядок дій має охоплювати не лише випадки технічної недоступності ДРВ або інформаційних систем ДМС, а й ситуації тривалого нездійснення повноважень окремими органами ведення ДРВ.

Рекомендації ОПОРИ

Рекомендовано уточнити на основі досвіду 2022–2023 років чинні порядки накопичення, збереження та подальшої передачі відомостей як у разі тимчасової недоступності ДРВ, ЄДДР, ЄІАС УМП чи каналів електронної взаємодії, так і у випадках, коли окремі органи ведення ДРВ тимчасово не здійснюють своїх повноважень. Необхідно забезпечити збереження відомостей за весь період припинення їх передачі, перевірку повноти й актуальності, а також послідовність і строки їх передачі після відновлення електронної взаємодії або діяльності відповідного органу. На випадок тимчасової недоступності електронної взаємодії доцільно передбачити резервний спосіб передачі та подальшу звірку переданих у резервний спосіб відомостей після відновлення основного каналу, щоб не допустити їх втрати або повторного внесення до ДРВ.

3. Повнота і маршрути надходження до ДРВ відомостей про громадян, які набувають виборчого права

Аналіз інтерв’ю

Респонденти описували різні способи формування й надходження відомостей про осіб, які досягають 18-річного віку: на основі даних інформаційних систем ДМС, у зв’язку з оформленням паспортних документів або шляхом формування відповідних відомостей на центральному рівні. Частина респондентів не знала деталей цього процесу, оскільки відповідні операції здійснюються поза рівнем територіального підрозділу.

Новий порядок передачі відомостей із реєстрів територіальних громад частково усуває невизначеність щодо звичайних випадків набуття виборчого права: він передбачає передання відомостей про громадян, які досягнуть 18-річного віку. Відповідно, потенційний ризик стосується насамперед не всіх осіб, які досягають повноліття, а тих випадків, коли необхідні відомості відсутні або є неповними у самих державних інформаційних ресурсах.

Особливої уваги потребують громадяни, інформація про яких може бути неповною в державних інформаційних системах. В одному з інтерв’ю зазначалося, що особа, яка після досягнення повноліття не зверталася за оформленням паспорта громадянина України або паспорта громадянина України для виїзду за кордон, може не потрапити до відповідної вибірки ДМС. В іншому інтерв’ю звертали увага на осіб без зареєстрованого місця проживання. Водночас такі відповіді не дають підстав стверджувати, що відповідні громадяни відсутні у ДРВ, оскільки інформація про них може надходити з інших передбачених законодавством джерел.

У низці регіонів респонденти згадували складні випадки встановлення особи громадян із тимчасово окупованих територій, відсутність доступу до старих картотек та архівів, оформлення першого паспорта після досягнення 18 років, неможливість отримати окремі підтверджувальні документи, а також розбіжності у персональних даних.

Рекомендації ОПОРИ

Рекомендується проаналізувати повноту чинних джерел надходження до ДРВ відомостей про громадян, які досягають 18-річного віку, та визначити категорії осіб, відомості про яких можуть не надходити до Реєстру в межах наявної електронної інформаційної взаємодії. Окремо варто оцінити, чи можуть відомості про таких осіб надходити з інших державних інформаційних ресурсів та які правові й технічні зміни для цього необхідні.

IV. Органи державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС)

Інтерв’ю і письмові матеріали свідчать, що передача вже зареєстрованих відомостей про смерть до ДРВ загалом забезпечується шляхом електронної інформаційної взаємодії на центральному рівні. Основні ризики неповноти або несвоєчасності виникають переважно до моменту державної реєстрації смерті — зокрема у випадках смерті на тимчасово окупованих територіях, необхідності встановлення особи загиблого або смерті громадянина України за кордоном.

1. Пріоритет електронного отримання відомостей із державних інформаційних систем

Аналіз інтерв’ю

За інформацією, отриманою під час інтерв’ю, після первинної звірки Міністерство юстиції передає ЦВК нові відомості про смерть щоденно. При цьому передається ширший набір відомостей актового запису, ніж міститься у свідоцтві про смерть, зокрема персональні дані й наявні унікальні ідентифікатори. За словами заступниці Міністра, місцеві відділи ДРАЦС більше не передають такі списки органам ведення ДРВ, оскільки відповідна інформація надходить централізовано.

Водночас ч. 4 ст. 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців» передбачає подання керівниками відділів ДРАЦС відомостей про виборців, смерть яких зареєстровано протягом попереднього місяця, відповідним органам ведення Реєстру. Ч. 23 цієї статті дозволяє подавати передбачені ст. 22 відомості розпоряднику Реєстру в електронному вигляді з державних інформаційних систем. У разі застосування такого порядку відповідні відомості органам ведення Реєстру не подаються. Централізований обмін відомостями про смерть є прикладом практичного застосування цього механізму.

Рекомендації ОПОРИ

Рекомендується внести зміни до ст. 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців», визначивши електронне отримання розпорядником Реєстру відомостей із державних інформаційних систем пріоритетним порядком їх надходження у випадках, коли відповідні відомості містяться у таких системах та забезпечено електронну інформаційну взаємодію. Безпосереднє подання таких відомостей органам ведення Реєстру, зокрема на паперових носіях, варто передбачити як резервний порядок на випадок тимчасової неможливості електронної інформаційної взаємодії. Відповідно, потребують узгодження з цим підходом положення частин ст. 22, які передбачають безпосереднє подання відповідних відомостей органам ведення Реєстру.

2. Повнота та вчасність надходження до ДРВ відомостей про смерть у випадках, що потребують додаткових процедур державної реєстрації

Аналіз інтерв’ю

Щонайменше у 5 з 7 інтерв’ю порушувалися питання, пов’язані з встановленням факту смерті судом, реєстрацією смерті осіб на тимчасово окупованих територіях, ідентифікацією загиблих або іншими випадками, коли державна реєстрація смерті потребує додаткових дій.

Респонденти зазначали, що помилки у лікарському свідоцтві про смерть, необхідність проведення судово-медичної експертизи або встановлення факту смерті судом можуть відкладати момент державної реєстрації смерті, а отже, й подальше надходження відомостей до ДРВ. У випадках смерті на тимчасово окупованій території основною особливістю є необхідність отримання рішення суду; також згадувалися випадки, коли в такому рішенні відсутня частина відомостей, необхідних для складання актового запису. Втім, респонденти позитивно оцінювали можливість державної реєстрації смерті незалежно від місця проживання заявника чи місця настання смерті.

На центральному рівні також підтверджено, що у випадках смерті на ТОТ державна реєстрація може залежати від отримання рішення суду. Водночас між органами ДРАЦС і судовою інформаційною системою налагоджується безпосередня електронна взаємодія, що дозволяє швидше отримувати відповідні судові рішення.

Ще складнішими є випадки загибелі внаслідок бойових дій, коли до державної реєстрації смерті необхідно однозначно встановити особу загиблого. У таких процедурах, за інформацією заступниці Міністра юстиції, беруть участь Національна поліція, судово-медична експертиза та ДМС, а для ідентифікації можуть використовуватися біометричні дані й звірка відбитків пальців із відомостями ЄДДР.

Отже, наявність у ДРВ відомостей про особу, яка фактично померла, протягом певного часу не в усіх випадках свідчить про несвоєчасне поновлення ДРВ. До державної реєстрації смерті юридично підтверджені відомості можуть бути відсутні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян і, відповідно, не можуть бути передані до ДРВ.

Рекомендації ОПОРИ

Рекомендується перед початком виборчого процесу окремо оцінити повноту і строки надходження до ДРВ відомостей про смерть, державна реєстрація якої здійснювалася на підставі судових рішень або після встановлення особи загиблого. Доцільно перевірити функціонування електронної взаємодії з судовими інформаційними системами, достатність ідентифікаційних відомостей у таких записах та можливість оперативного уточнення неповних даних.

3. Надходження до ДРВ відомостей про смерть громадян України за кордоном

Аналіз інтерв’ю

Питання смерті громадян України за кордоном безпосередньо порушувалося щонайменше у 3 з 7 інтерв’ю. Респонденти звертали увагу, що факт смерті, зареєстрований компетентним органом іноземної держави, сам по собі не означає внесення відповідного актового запису до Державного реєстру актів цивільного стану громадян без додаткового звернення або вчинення передбачених законодавством дій в Україні. В одному інтерв’ю цю категорію розглядали як можливе джерело неактуальних відомостей про померлих громадян.

За інформацією, отриманою на центральному рівні, існують два основні способи потрапляння таких відомостей до української системи державної реєстрації актів цивільного стану: реєстрація через закордонні дипломатичні установи України або подальше подання в Україні належним чином оформленого документа про смерть, виданого компетентним органом іноземної держави. Якщо родичі або інші особи не звертаються до українських органів, відповідні відомості можуть не потрапити до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

При цьому відсутність актового запису в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян сама по собі не свідчить про відсутність відповідної інформації у ДРВ, оскільки законодавство передбачає й інші джерела надходження відомостей. Тому проблема полягає насамперед у необхідності перевірити фактичну повноту всіх наявних каналів надходження такої інформації.

Рекомендації ОПОРИ

Провести окрему перевірку маршрутів надходження до ДРВ відомостей про смерть громадян України за кордоном, зокрема через закордонні дипломатичні установи й Державний реєстр актів цивільного стану громадян. Така перевірка має встановити, чи залишаються випадки, коли інформація про смерть громадянина України за кордоном не надходить до ДРВ жодним із передбачених законодавством каналів, та чи потребують наявні способи надходження відомостей додаткового узгодження або розвитку електронної інформаційної взаємодії.

4. Використання унікальних ідентифікаторів під час зіставлення відомостей про смерть із даними ДРВ

Аналіз інтерв’ю

Регіональні інтерв’ю не свідчать про значну кількість системних помилок після переходу до централізованого електронного обміну. Водночас окремі розбіжності зберігаються. Респонденти згадували різне написання прізвищ та інших персональних даних, необхідність відповідати на уточнювальні запити органів ведення ДРВ, а також випадки, коли актовий запис про смерть містить неповні відомості через відсутність документів померлого. В одному з регіонів органи ДРВ зверталися до ДРАЦС для додаткової перевірки інформації щодо літніх людей.

Під час централізованого обміну до ЦВК передається ширший набір відомостей актового запису, включно з наявними унікальними ідентифікаторами та РНОКПП. За словами заступниці Міністра, під час однієї з проведених звірок зіставлення за ПІБ, датою та місцем народження дозволило ідентифікувати практично всі записи. Утім, за словами респондентки, під час цієї звірки не вдалося ідентифікувати 17 осіб. Цей показник стосується лише конкретного випадку і не відображає загальної кількості неідентифікованих осіб у ДРВ.

Респондентка також звернула увагу на важливість наповнення ДРВ РНОКПП та перспективність використання УНЗР для більш надійного зіставлення відомостей.

Рекомендації ОПОРИ

Створити законодавче підґрунтя для подальшої актуалізації й наповнення даних ДРВ шляхом розширеного використання унікальних ідентифікаторів, доступних у державних інформаційних ресурсах, зокрема РНОКПП і УНЗР. Їх доцільно використовувати разом з іншими персональними даними виборця для точнішого зіставлення записів. Відомості, які не дають змоги однозначно ідентифікувати особу або містять розбіжності, мають проходити додаткову перевірку і за потреби уточнення у належного джерела.

V. Органи місцевого самоврядування та реєстри територіальних громад (ОМС / РТГ)

Інтерв’ю з представниками органів місцевого самоврядування показали, що основні питання стосуються переходу до нового порядку електронної передачі відомостей із реєстрів територіальних громад, розбіжностей між відомостями різних державних інформаційних ресурсів, дій у разі припинення інформаційної взаємодії та актуалізації старих або неповних записів.

1. Електронна передача відомостей із реєстрів територіальних громад до ДРВ

Аналіз інтерв’ю

В 11 з 12 інтерв’ю, в яких респонденти детально описували порядок інформаційної взаємодії, йшлося про щомісячне формування та передання відомостей, як правило, до 5 числа наступного місяця. Це, зокрема, інформація про громадян, які досягли відповідного віку, зареєстрували або змінили місце проживання чи були зняті із задекларованого або зареєстрованого місця проживання.

Під час інтерпретації цих відповідей важливо враховувати час проведення дослідження: 8 із 13 інтерв’ю проведено до 30 травня 2026 року, 5 — після цієї дати. Саме 30 травня 2026 року набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України від 13 травня 2026 року № 648 «Питання декларування та реєстрації місця проживання (перебування) в Україні», якою затверджено Порядок передачі органам ведення ДРВ інформації (даних) з реєстрів територіальних громад. Новий порядок передбачає електронну передачу відповідних відомостей через відомчу інформаційну систему ДМС.

Відповіді про паралельне використання електронних файлів, паперових документів і фізичних носіїв стосуються переважно чинного порядку. У всіх 12 інтерв’ю, де респонденти детально описували спосіб передачі, згадували про електронну складову, а щонайменше у 5 випадках разом з нею використовувалися паперові документи або фізичні носії.

За попереднього порядку існував також часовий розрив між реєстраційною дією і відображенням відповідної інформації у ДРВ. У 6 з 12 інтерв’ю респонденти зазначали, що через щомісячну періодичність відомості могли потрапляти до ДРВ приблизно за місяць після реєстрації або зміни місця проживання. Це було наслідком установленої періодичності передачі, а не порушенням строків.

Пізніші інтерв’ю фіксують очікування або початок переходу до нового порядку електронної взаємодії. Водночас матеріали дослідження не дають достатніх підстав оцінити повноту й коректність надходження відомостей за новим порядком у масштабі всіх громад.

Окремо слід враховувати громади, які ведуть РТГ у власних інформаційно-комунікаційних системах. Постанова КМУ № 648 передбачає для територіальних громад з населенням від 100 000 осіб встановлення міжвідомчої електронної взаємодії між власною системою та відомчою інформаційною системою ДМС, зокрема засобами системи «Трембіта» та єдиної інформаційної системи МВС.

На окремих територіях ідеться не лише про перехід від одного способу передачі до іншого, а й про відновлення інформаційної взаємодії після тривалої перерви. За письмовою інформацією з Херсона, відомості з РТГ до ДРВ не передавали з лютого 2022 року, тоді як надалі має застосовуватися новий порядок електронної взаємодії через інформаційні ресурси ДМС.

Рекомендації ОПОРИ

Результати інтерв’ю з ОМС/РТГ додатково підтверджують рекомендацію підрозділу I.3 щодо пріоритету централізованого електронного отримання відомостей. Для відомостей з РТГ ключовим завданням є завершення практичного впровадження Порядку, затвердженого постановою КМУ № 648, включно з громадами, що використовують власні інформаційно-комунікаційні системи. Безпосереднє подання відомостей органам ведення ДРВ доцільно застосовувати лише у випадках, передбачених законодавством, або як резервний порядок у разі відсутності інтеграції чи тимчасової технічної недоступності електронної взаємодії.

2. Звірка відомостей реєстрів територіальних громад і ДРВ та перевірка виявлених розбіжностей

Аналіз інтерв’ю

У 10 з 12 інтерв’ю, де респонденти могли предметно оцінити це питання, згадувалися розбіжності між відомостями РТГ і ДРВ, випадки надходження уточнювальних запитів або відомі причини виникнення таких невідповідностей. Водночас респонденти переважно не характеризували їх як масові чи такі, що виникають під час кожної передачі відомостей.

Щонайменше у 6 з 12 інтерв’ю причини розбіжностей безпосередньо пов’язували зі старими записами, перенесеними до електронних реєстрів із попередніх джерел, зокрема паперових картотек, а також із помилками під час ручного внесення відомостей. Серед типових прикладів — російськомовні записи й різні варіанти написання імен, неточності у датах народження, попередні прізвища, які не були вчасно актуалізовані в окремих записах, різне написання назв населених пунктів і вулиць та інші дані, які тривалий час не уточнювалися.

В одному з інтерв’ю частину розбіжностей пов’язували з первинним перенесенням відомостей із російськомовних картотек до електронних реєстрів і різними варіантами написання імен. Аналогічно згадувалися труднощі з перекладом і транслітерацією старих записів та значно вища якість новіших відомостей, сформованих на підставі документів, що містять актуальні персональні дані особи. В іншому регіоні зазначалося, що під час первинного наповнення реєстрів траплялися помилки у прізвищах, іменах та датах народження, які поступово усувають після звернень громадян та міжвідомчого уточнення.

Практичну взаємодію щодо уточнення таких записів респонденти загалом оцінювали позитивно. В окремих випадках уточнювальні запити опрацьовують у день надходження або протягом кількох днів. Це дає підстави орієнтуватися не на суцільну повторну перевірку всіх записів, а на виявлення розбіжностей під час електронного зіставлення відомостей із подальшим цільовим уточненням.

Окремого врахування потребують відомості про зареєстроване місце проживання громадян на територіях, окупованих із 2014 року. У 2 інтерв’ю зазначалося, що частина таких відомостей, сформованих до окупації, не була перенесена до новостворених реєстрів територіальних громад або не може бути підтверджена електронно. У таких випадках громадяни змушені підтверджувати попереднє зареєстроване місце проживання іншими документами, наприклад на підставі збережених паперових документів, зокрема відповідних позначок у паспорті.

Окремої уваги потребує електронна взаємодія з реєстрами територіальних громад, що ведуться з використанням власних інформаційно-комунікаційних систем. Відповідно до оновленого у 2026 році порядку, встановлення міжвідомчої електронної взаємодії між власною інформаційно-комунікаційною системою та відомчою інформаційною системою ДМС, зокрема засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта», засобами єдиної інформаційної системи МВС та іншими інформаційно-комунікаційними системами, проводиться для територіальних громад з населенням від 100 000 осіб. В одному з інтерв’ю респондент назвав серед прикладів великих міст, які використовують власні програмні платформи для ведення РТГ, Київ, Харків, Одесу і Львів. За його оцінкою, неналежна або несвоєчасна передача відомостей про зміну місця проживання між реєстрами територіальних громад, зокрема у випадках використання громадами власних інформаційно-комунікаційних систем, могла призводити до того, що після реєстрації особи за новим місцем проживання запис про неї зберігався і в реєстрі попередньої громади. Водночас респондент зазначив, що з модернізацією електронної взаємодії такі випадки стають рідшими. З огляду на оновлений порядок електронної взаємодії, це питання потребує окремої технічної перевірки.

Інший потенційний чинник невідповідностей пов’язаний із тривалою відсутністю передачі оновленої інформації до ДРВ. У Херсоні така передача, згідно з наданою ОПОРІ письмовою інформацією, не відбувалася з лютого 2022 року. Якщо протягом цього часу до РТГ вносили зміни, це створює ризик невідповідності між актуальними даними РТГ і ДРВ, який необхідно перевірити після відновлення інформаційної взаємодії.

При цьому наявність відомостей про різні місця проживання не в усіх випадках означає технічне дублювання чи помилку. Законодавство передбачає спеціальні правила щодо осіб, зареєстроване або задеклароване місце проживання яких розташоване на тимчасово окупованій території або території бойових дій. Саме тому під час звірки необхідно відмежовувати помилкові дублювання від випадків, прямо передбачених законодавством.

Рекомендації ОПОРИ

Провести цільову звірку відомостей РТГ і ДРВ, насамперед щодо записів, які тривалий час не актуалізувалися, містять розбіжності у персональних відомостях або не можуть бути однозначно зіставлені. Виявлена розбіжність не повинна сама по собі бути підставою для зміни персональних даних у ДРВ: перед внесенням змін необхідно перевірити належне джерело та правову підставу. Розбіжності варто усувати насамперед у системі, в якій сформовано відповідні первинні відомості, з подальшим відображенням уточненої інформації у ДРВ. Окремо варто перевірити повноту відомостей про зареєстроване місце проживання громадян на територіях, окупованих із 2014 року, функціонування електронної взаємодії з громадами, які використовують власні інформаційно-комунікаційні системи, а також накопичені зміни у громадах, де передання відомостей до ДРВ тривалий час не відбувалося.

3. Робота з відомостями у разі тимчасової недоступності інформаційних систем або припинення інформаційної взаємодії

Аналіз інтерв’ю

Досвід 2022–2023 років показує різні практики дій органів реєстрації місця проживання та ведення РТГ в умовах обмеженого доступу до державних інформаційних ресурсів.

В одному регіоні реєстрація місця проживання не здійснювалася близько 9–10 місяців, а після відновлення доступу накопичені дані за попередній період було внесено. В іншому реєстр був недоступний приблизно чотири місяці, але відомості формувалися і зберігалися для подальшої передачі. Ще в одному випадку реєстраційні дії фактично не здійснювалися до початку 2023 року, після чого інформацію за попередні періоди було сформовано з РТГ та передано до ДРВ.

В інших громадах застосовували інші підходи. В одному регіоні щомісячні файли формували і накопичували протягом періоду недоступності ДРВ, а після відновлення доступу їх передали пакетом. В іншому інтерв’ю респондент наголошував на необхідності передавати накопичені відомості послідовно за кожен місяць, оскільки одна особа могла за період недоступності Реєстру декілька разів змінити місце проживання, а передача лише останнього актуального стану не відображала б послідовності змін. В окремих громадах під час недоступності електронного механізму застосовували паперову форму й електронні носії.

Письмові відповіді на запити ОПОРИ також свідчать, що в окремих громадах періодичні відомості продовжували формувати і подавати навіть у період обмеженого функціонування ДРВ.

На окремих територіях перерва в інформаційній взаємодії тривала значно довше. За письмовою інформацією з Херсона, відомості з РТГ до ДРВ не передавали з лютого 2022 року і станом на час отримання відповіді цей процес не було відновлено. Отримані матеріали не дозволяють встановити обсяг змін, накопичених в РТГ за цей період, і конкретний порядок їх подальшого опрацювання після відновлення передачі.

Різниця цих практик не дає підстав стверджувати про втрату відомостей. Однак вона підкреслює необхідність завчасно визначеного порядку як для короткострокової технічної недоступності, так і для випадків тривалого припинення інформаційної взаємодії. Особливо важливо визначити порядок опрацювання накопичених за цей період змін після відновлення передачі.

Рекомендації ОПОРИ

На основі практичного досвіду 2022–2023 років уточнити чинний порядок дій органів реєстрації у разі тимчасової недоступності ДРВ, відомчої інформаційної системи ДМС або каналів електронної взаємодії, а також у випадках тривалого припинення передачі відомостей. Такий порядок має визначати, в якому інформаційному ресурсі та форматі зберігаються накопичені зміни, який резервний спосіб передачі застосовується, а після відновлення взаємодії — послідовність і строки передачі накопичених відомостей та перевірку їх повноти. Окремо необхідно забезпечити збереження послідовності змін щодо однієї особи та не допустити відображення лише останнього актуального стану замість усієї послідовності змін.

4. Розмежування відомостей про зареєстроване або задеклароване місце проживання і фактичне місце перебування ВПО

Аналіз інтерв’ю

Переважна більшість респондентів чітко розмежовували відомості, які містяться у реєстрі територіальної громади, та інформацію про фактичне місце перебування внутрішньо переміщеної особи.

Органи реєстрації вносять до РТГ інформацію про задеклароване або зареєстроване місце проживання особи. Статус ВПО сам по собі переважно не є предметом окремого обліку цих органів. Інформація про фактичне місце проживання або перебування ВПО міститься в інших державних інформаційних ресурсах.

Один із респондентів наголошував на розмежуванні трьох категорій: зареєстроване місце проживання, фактичне місце перебування ВПО та виборчу адресу. В іншому інтерв’ю зазначалося, що особа може зберігати зареєстроване місце проживання в Донецькій області, але фактично проживати в іншій громаді як ВПО. При цьому фактичне місце проживання ВПО саме по собі не змінює її зареєстрованого або задекларованого місця проживання та відповідних відомостей у РТГ.

Аналогічне розмежування простежується в письмових матеріалах із Херсона: органи реєстрації місця проживання не перевіряють фактичного місця проживання ВПО, оскільки відповідні функції належать до компетенції інших органів.

Окремі респонденти звертали увагу на передбачену законодавством можливість для осіб, чиє зареєстроване або задеклароване місце проживання розташоване на територіях бойових дій або тимчасово окупованих територіях, зареєструвати чи задекларувати місце проживання на іншій території без зняття з реєстрації за попереднім місцем проживання.

Наведені приклади свідчать, що відомості РТГ не завжди відображають фактичне місце проживання ВПО, оскільки особа може зберігати зареєстроване або задеклароване місце проживання в одній громаді та фактично проживати в іншій. Водночас статус ВПО та відомості про фактичне місце проживання особи самі по собі не є підставою для визначення її зареєстрованого або задекларованого місця проживання чи виборчої адреси.

Рекомендації ОПОРИ

Результати інтерв’ю додатково підтверджують рекомендацію підрозділу I.4 щодо розмежування аналітичного використання знеособлених відомостей про ВПО та використання персоніфікованих відомостей для рішень щодо конкретного виборця. Для органів реєстрації важливо зберігати чітке розмежування між задекларованим або зареєстрованим місцем проживання та фактичним місцем перебування ВПО; відомості про місце перебування ВПО самі по собі не є достатньою підставою для зміни виборчої адреси без звернення виборця.

5. Доступність способів актуалізації відомостей у реєстрах територіальних громад у випадках, коли їх неможливо підтвердити за допомогою державних інформаційних ресурсів

Аналіз інтерв’ю

Інтерв’ю показують, що значну частину старих або неточних відомостей виправляють не внаслідок окремої кампанії з актуалізації, а тоді, коли громадянин звертається за адміністративною послугою, отримує витяг з РТГ, оформлює паспортні, соціальні, нотаріальні чи інші документи.

Респонденти позитивно оцінювали можливість декларування місця проживання через електронні сервіси й отримання електронних витягів. В одному інтерв’ю зазначалося, що поява електронного витягу спонукала громадян частіше перевіряти свої відомості та звертатися для виправлення неточностей. В іншому регіоні поступова актуалізація старих відомостей також відбувається у процесі отримання громадянами послуг і взаємодії з РТГ.

Водночас залишаються категорії записів, для перевірки яких відомостей, наявних у державних інформаційних ресурсах, недостатньо. Респонденти згадували документи на житло старого зразка, відсутність відомостей у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно, необхідність отримання згоди власника чи співвласників у передбачених законодавством випадках, відсутність в електронних ресурсах відомостей про попередню реєстрацію місця проживання на територіях, окупованих із 2014 року, перебування громадян за кордоном та потреби маломобільних осіб.

В одному регіоні позитивною практикою названо можливість виїзду працівників за місцем перебування особи поряд із використанням електронних послуг.

Розширення електронної взаємодії між державними інформаційними ресурсами і використання електронних сервісів може спростити актуалізацію значної частини відомостей, однак не усуває потреби в доступному порядку уточнення записів, які неможливо підтвердити на підставі наявних у таких ресурсах відомостей.

Рекомендації ОПОРИ

Забезпечити доступний порядок уточнення відомостей в РТГ у випадках, коли їх неможливо підтвердити на підставі даних державних інформаційних ресурсів. Для цього доцільно передбачити електронний спосіб звернення там, де це дозволяє законодавство, й альтернативний офлайн-спосіб для громадян за кордоном, маломобільних осіб і випадків, коли необхідні підтвердні документи існують лише у паперовій формі. Під час інформування громадян слід чітко пояснювати, які саме відомості потребують уточнення та з якою метою, не пов’язуючи таку процедуру з контролем за фактичним місцем перебування особи.

VI. Ради з питань внутрішньо переміщених осіб

Інтерв’ю з представниками рад ВПО послідовно вказують на високу мобільність внутрішньо переміщених осіб і можливі розбіжності між відомостями про їхнє місце перебування і фактичним місцем проживання. Це потрібно враховувати як під час використання таких відомостей для планування виборчої інфраструктури, так і при розв'язанні питань, пов’язаних із визначенням місця голосування.

1. Перевірка актуальності відомостей про ВПО перед їх можливим використанням для актуалізації ДРВ та визначення місця голосування

Аналіз інтерв’ю

Одним із ключових висновків інтерв’ю є те, що факт перебування особи на обліку як ВПО й адреса, зазначена у відповідних відомостях, не завжди відображають її поточне фактичне місце перебування. Респонденти наводили різні приклади. В одному регіоні зазначалося, що значна кількість людей, зареєстрованих як ВПО після початку повномасштабної війни, надалі повернулися додому, але не знялися з відповідного обліку. В іншому згадували десятки тисяч зареєстрованих ВПО з Києва, значна частина яких, на думку респондентки, надалі могли повернутися до місця постійного проживання.

Щонайменше у 14 з 19 інтерв’ю описували ситуації, коли ВПО не оновлюють відомості після переїзду або роблять це переважно тоді, коли виникає конкретна практична потреба. Серед причин респонденти називали багаторазові переїзди, тимчасовість проживання, перебування за кордоном, відсутність безпосередньої користі від оновлення відомостей, побоювання втратити соціальну допомогу, недостатню поінформованість і складність окремих процедур.

Особливо показовою є оцінка, наведена респонденткою, за якою в одній з областей приблизно 63 тис. осіб залишаються зареєстрованими як ВПО, але фактично там може проживати не більше приблизно 25 тис. ВПО. Ця цифра є експертною оцінкою респондентки, а не верифікованою статистикою, однак ілюструє можливий масштаб розбіжності між обліковими відомостями та фактичним місцем проживання.

У Херсонській області під час телефонної перевірки контактів ВПО, за інформацією респондентки, приблизно 20–25% дзвінків залишалися без відповіді. Причинами називали зміну номерів телефонів, подальші переміщення і втрату контакту з людьми. Водночас в області триває внутрішнє переміщення, зокрема й між населеними пунктами однієї громади, залежно від безпекової ситуації.

В інших інтерв’ю згадували випадки, коли особа вже придбала житло і фактично інтегрувалася в нову громаду, але продовжує перебувати на обліку ВПО, або коли зазначене у відомостях про ВПО місце проживання не змінювалося після наступних переїздів. Респонденти також згадували випадки виїзду ВПО за кордон або повернення до попереднього місця проживання без оновлення відповідних відомостей.

Водночас є й протилежні практики. В окремих громадах респонденти вважають, що люди достатньо регулярно оновлюють відомості, оскільки це необхідно для отримання послуг, працевлаштування чи соціальної допомоги. В іншому регіоні зазначалося, що у разі нової реєстрації відомості про попереднє місце перебування оновлюються у відповідній системі у зв’язку з внесенням нових даних.

Питання актуальності цих відомостей має особливе значення у разі їх використання для визначення місця голосування. Респонденти по-різному оцінювали пропозицію без окремого звернення виборця визначати місцем його голосування населений пункт, зазначений у відомостях про ВПО, якщо виборча адреса такого виборця знаходиться на ТОТ. Із 19 респондентів 9 висловили чітко позитивне ставлення до такого підходу, ще 3 загалом допускали його за певних умов, 4 висловилися проти, а у 3 випадках чіткої позиції не було сформульовано.

Прихильники такого підходу насамперед наголошували на зменшенні адміністративного навантаження на людину. За їхньою оцінкою, значна частина ВПО можуть не скористатися окремою процедурою зміни місця голосування через брак часу, інформації або цифрових навичок, тоді як використання вже наявних офіційних даних могло б спростити реалізацію виборчого права.

Водночас критичні зауваження безпосередньо стосувалися актуальності таких даних. Респонденти звертали увагу, що особа може мати довідку ВПО в одній громаді, фактично проживати в іншій, виїхати за кордон або повернутися до попереднього місця проживання, не оновивши відповідні відомості. В одному випадку зафіксовано відмінність між рішенням Ради ВПО й особистою позицією респондентки: за її словами, Рада ВПО підтримала відповідну пропозицію на позачерговому засіданні, тоді як сама респондентка виступила проти неї через сумніви в актуальності облікових даних та можливі зловживання. Це показує, що навіть у межах однієї Ради ВПО ставлення до запропонованого механізму може бути неоднозначним. Так само відсутній консенсус і серед опитаних рад ВПО щодо такого механізму.

Рекомендації ОПОРИ

Результати інтерв’ю з радами ВПО додатково підтверджують рекомендації підрозділів I.4 та V.4 щодо розмежування аналітичного й персоніфікованого використання відомостей про ВПО. Відомості про місце перебування ВПО самі по собі не повинні бути підставою для зміни виборчої адреси або визначення місця голосування без окремого звернення виборця. Якщо такі відомості використовуються як допоміжне джерело під час роботи з конкретним записом, виборцеві має бути забезпечена можливість підтвердити або уточнити відповідну інформацію.

2. Інформування ВПО щодо перевірки та уточнення відомостей у ДРВ

Аналіз інтерв’ю

Інтерв’ю достатньо послідовно показують, що абстрактна необхідність підтримувати дані в актуальному стані слабко мотивує ВПО. Люди переважно оновлюють інформацію тоді, коли це необхідно для отримання конкретної послуги, виплати, працевлаштування, влаштування дитини до школи чи садочка, отримання житла або участі в програмі державної підтримки.

Водночас респонденти вказували, що виборча мотивація може стати окремим стимулом, але лише тоді, коли люди розумітимуть практичний наслідок неактуальності своїх даних — неможливість проголосувати за фактичним місцем перебування або труднощі в цьому процесі. В одному з інтерв’ю наводили досвід попередніх виборів, коли значна кількість ВПО дізнавалася про необхідність зміни виборчої адреси лише наприкінці встановленого строку, що призводило до черг і конфліктів.

Водночас кілька респондентів наголошували, що розгортати активну кампанію надто рано також може бути малоефективно. Поки дата виборів невідома, для людей, які продовжують переміщуватися, перевірка виборчих даних поступається питанням житла, роботи і безпеки.

Саме тому варто використовувати поетапний підхід до комунікації: завчасне загальне інформування про можливість перевірки відомостей із подальшим істотним посиленням кампанії після визначення строків виборчого процесу. Комунікація має пояснювати практичне значення перевірки даних і містити зрозумілу послідовність подальших дій.

При цьому інтерв’ю не підтверджують існування одного універсального каналу довіри. Найчастіше називали такі канали:

самі ВПО, ради ВПО, волонтери та громадські організації;
органи місцевого самоврядування, ЦНАПи та органи соціального захисту;
локальні Telegram- та Facebook-спільноти громад;
гуманітарні хаби, місця тимчасового проживання та центри підтримки;
для людей старшого віку — телебачення, друковані матеріали й особисте консультування.

В окремих інтерв’ю наголошували, що особистий контакт працює краще за масову розсилку: телефонний дзвінок, консультація, допомога з електронним сервісом або пояснення конкретної процедури підвищують готовність людини діяти. Інші респонденти акцентували на принципі «рівний — рівному», коли інформацію передає інша ВПО з власним досвідом користування процедурою.

Рекомендації ОПОРИ

Завчасно спланувати окрему поетапну й багатоканальну кампанію для ВПО щодо перевірки й уточнення відомостей у ДРВ. На першому етапі варто забезпечити загальне інформування про можливість перевірити свої дані та практичні наслідки їх неактуальності, а після визначення строків виборчого процесу — істотно посилити комунікацію, додавши чіткі строки й покрокові інструкції. До комунікації доречно залучати ради ВПО, органи місцевого самоврядування, органи соціального захисту, громадські й благодійні організації, гуманітарні хаби й локальні інформаційні ресурси. Для людей старшого віку, маломобільних осіб і громадян із низьким рівнем цифрових навичок необхідно зберегти особисті та офлайн-канали інформування.

Окремі респонденти вважали сильним стимулом для актуалізації відомостей їх зв’язок з отриманням соціальних виплат чи послуг. Водночас в інших інтерв’ю побоювання втратити виплати називали однією з причин, через які ВПО можуть не повідомляти про зміну фактичного місця перебування. Це свідчить, що використання соціальних виплат як стимулу для оновлення саме виборчих даних може мати протилежний ефект і потребує обережного підходу. Комунікація через систему соціальних виплат та послуг має чітко пояснювати ВПО, що перевірка й уточнення відомостей у ДРВ самі по собі не впливають на право на отримання соціальних виплат.

3. Доступність онлайн- та офлайн-способів уточнення даних і супровід ВПО, які мають проблеми з документами

Аналіз інтерв’ю

Значна частина труднощів, описаних радами ВПО, виникає не безпосередньо під час взаємодії з ДРВ, а раніше — в процесі оформлення документів, підтвердження особи або місця проживання.

У більшості інтерв’ю згадували хоча б окремі з таких проблем. Найскладнішими є випадки, коли люди евакуювалися без документів, документи були знищені внаслідок обстрілів, необхідні архіви залишилися на ТОТ або відповідні відомості не були цифровізовані. Окремо згадували про осіб із паспортами старого чи радянського зразка та складні випадки підтвердження громадянства або особи.

В окремих регіонах проблемою є не сама процедура, а фізична доступність послуг. Наприклад, респондентка повідомляла про значне перевантаження ЦНАПів і необхідність місяцями чекати на окремі послуги, тоді як поїздка до іншого регіону або звернення до платних сервісів є фінансово недоступними для частини ВПО. В іншому регіоні складністю називали необхідність багаторазово їздити з віддаленого села до районного центру для відновлення документів, особливо на тлі скорочення присутності організацій, які забезпечували безоплатний юридичний і транспортний супровід.

Ще один блок проблем стосується цифрової нерівності. Електронні черги й онлайн-сервіси можуть спрощувати процедуру для одних груп і водночас створювати новий бар’єр для літніх людей, осіб без смартфонів або громадян із низькою цифровою грамотністю.

Серед позитивних практик респонденти згадували мобільні бригади міграційної служби, безоплатну правову допомогу, супровід благодійних організацій, виїзні послуги, допомогу працівників ЦНАПів і соціальних служб. В одному з інтерв’ю як можливий підхід пропонували створення мультидисциплінарних виїзних команд із залученням представників різних служб, а також запровадження окремого фахівця із супроводу ВПО, який допомагав би людині пройти необхідні адміністративні процедури.

Рекомендації ОПОРИ

Рекомендується забезпечити можливість перевірки й уточнення необхідних для ДРВ відомостей як електронно, так і через доступні офлайн-канали. Для ВПО, які втратили документи, не мають доступу до архівів із ТОТ, користуються документами старого зразка, мають низьку цифрову грамотність або обмежену мобільність, доцільно передбачити додатковий супровід. Серед практичних інструментів можуть використовуватися мобільні ЦНАПи та виїзні команди, особисті консультанти в установах, координація з безоплатною правовою допомогою і громадськими організаціями.

4. Потреба у створенні додаткових виборчих дільниць у місцях тимчасового проживання ВПО

Аналіз інтерв’ю

Ще більш виразно відсутність єдиного підходу проявилася в питанні створення додаткових виборчих дільниць у місцях тимчасового проживання ВПО. 10 із 19 респондентів позитивно або умовно позитивно оцінювали таку можливість, тоді як 9 вважали її непотрібною або ризикованою.

При цьому межа між позиціями значною мірою визначається не принциповим ставленням до ВПО, а характеристиками конкретного місця тимчасового проживання.

Аргументи на користь додаткових дільниць стосувалися передусім місць тимчасового проживання ВПО (МТП), де тривалий час проживає значна кількість людей, особливо літніх, людей з інвалідністю та маломобільних, а сам об’єкт розташований далеко від звичайної виборчої дільниці.

Натомість у регіонах, де в одному МТП проживає лише кілька десятків осіб або відповідні заклади розташовані поруч із приміщеннями звичайних виборчих дільниць, створення окремої комісії оцінювали як непропорційне за витратами й організаційними ресурсами.

Окремі респонденти висловлювали інші застереження. Йшлося про ризик відокремлення ВПО від інших мешканців громади, можливе сприйняття спеціальних дільниць як сегрегації, необхідність гарантовано виключити подвійне включення виборця до списків та додаткові безпекові ризики у місцях концентрації ВПО.

Рекомендації ОПОРИ

Визначати потребу в створенні додаткових виборчих дільниць у місцях тимчасового проживання ВПО окремо в кожному випадку, з урахуванням фактичної кількості виборців, відстані та доступності наявних виборчих дільниць, транспортного сполучення, частки маломобільних осіб, можливого навантаження на наявні дільниці та безпекових умов.

VII. Політичні партії

Інтерв’ю з представниками політичних партій дозволили оцінити їхній досвід роботи зі списками виборців, розуміння механізмів публічного контролю за ДРВ, кадрову спроможність щодо формування виборчих комісій і можливу участь у комунікації з виборцями. Оцінки щодо фактичного стану ДРВ при цьому слід розглядати насамперед як сприйняття потенційних ризиків, а не як самостійну оцінку якості Реєстру.

1. Перевірка актуальності відомостей ДРВ з використанням державних інформаційних ресурсів

Аналіз інтерв’ю

Оцінки респондентів щодо якості ДРВ суттєво різняться, однак найбільш послідовно повторюється теза про необхідність перевірки відомостей після повномасштабного вторгнення. Серед груп, щодо яких найчастіше висловлювали сумніви в актуальності даних, називали ВПО, громадян за кордоном, мешканців тимчасово окупованих і прифронтових територій, військовослужбовців, загиблих і померлих громадян.

Із 30 опитаних 15 мали безпосередній досвід роботи зі списками виборців, тоді як ще 15 такого досвіду не мали. Саме тому оцінки щодо практичних проблем списків варто розглядати з урахуванням відмінностей у досвіді респондентів.

У прифронтовому регіоні респондентка звертала увагу на те, що довоєнні відомості про кількість виборців і мережу виборчих дільниць уже не відповідають тому, де і скільки виборців фактично проживає після окупації, руйнувань та евакуації. В інших інтерв’ю головним джерелом потенційних розбіжностей називали масове переміщення ВПО та виїзд громадян за кордон.

Показовим є також досвід респондентів, які безпосередньо працювали зі списками під час попередніх виборів. Вони згадували відсутність окремих виборців у списках, неправильні персональні дані, наявність осіб, які вже не проживали за відповідною адресою, померлих громадян та несвоєчасне врахування зміни місця проживання. Водночас частина досвідчених респондентів характеризували такі помилки на попередніх виборах як поодинокі й несистемні.

Окремі респонденти пропонували проведення перепису населення. Інші робили акцент на звірці державних реєстрів, електронній інформаційній взаємодії та можливості самих громадян підтвердити або уточнити свої відомості.

Рекомендації ОПОРИ

Політичним партіям доцільно розглядати актуальність відомостей ДРВ як один із напрямів підготовки до виборчого процесу та використовувати доступні законні механізми публічного контролю й комунікації з виборцями. Перевірку й уточнення даних самого Реєстру мають здійснювати уповноважені державні органи відповідно до рекомендацій підрозділів I.3–I.4 та II.4–II.5. Партії можуть спрямовувати виборців, які змінили місце проживання, перебувають за кордоном або мають інші підстави сумніватися в актуальності своїх даних, до офіційних сервісів і процедур перевірки.

2. Доступність електронних та офлайн-способів перевірки й уточнення виборчих даних

Аналіз інтерв’ю

Значна частина респондентів пов’язувала якість майбутніх списків не лише з міжвідомчим обміном, а й з активністю самих громадян. Практичний досвід попередніх виборів показує, що частина помилок виявлялася лише безпосередньо перед днем голосування або вже на виборчій дільниці.

Респонденти згадували ситуації, коли виборці не знаходили себе у списку, виявляли неправильне написання імені або інші неточності, не враховували зміни місця проживання чи дізнавалися про проблему лише після отримання запрошення на стару адресу.

В одному з інтерв’ю окремо розмежовували використання електронних сервісів для актуалізації відомостей у ДРВ та електронне голосування: респондентка допускала використання цифрових інструментів для перевірки й уточнення відомостей про виборця, але виступала проти проведення голосування в електронній формі.

Водночас в одному з інтерв’ю йшлося про те, що в окремих селах немає належного доступу до інтернету й не всі виборці мають мобільні телефони, тому цифрові способи інформування потрібно доповнювати комунікацією на місцях.

Рекомендації ОПОРИ

Політичні партії, які взяли участь в опитуванні, загалом підтримують рекомендацію забезпечити максимально простий електронний спосіб перевірки виборцями своїх даних у ДРВ і подання заяви про їх уточнення. Водночас доступний офлайн-канал має зберегтися. Процедура має дозволяти громадянину завчасно перевірити, чи включений він до Реєстру, чи правильні його персональні дані й виборча адреса, а також отримати зрозумілу інформацію про порядок виправлення розбіжностей. Особливу увагу слід приділити доступності таких сервісів для ВПО, громадян за кордоном та людей, які не користуються цифровими послугами.

3. Поінформованість політичних партій про механізми публічного контролю за веденням ДРВ та контролю за списками виборців

Аналіз інтерв’ю

Закон України «Про Державний реєстр виборців» уже передбачає спеціальний механізм публічного контролю за веденням Реєстру. Відповідно до ст. 12 і ст. 24 Закону, політичні партії, які мають свої фракції у поточному скликанні Верховної Ради України, мають право здійснювати такий контроль у встановлених законом межах. Під час виборчого процесу уповноваженому представнику такої партії за її письмовим зверненням забезпечується доступ у режимі читання до визначених законом відомостей Реєстру. Водночас цей механізм необхідно відрізняти від можливостей суб’єктів виборчого процесу ознайомлюватися з попередніми списками виборців та реагувати на виявлені в них неточності.

Результати інтерв’ю показують, що представники політичних партій по-різному розуміють наявні механізми контролю за відомостями ДРВ і списками виборців. Частина респондентів пов’язувала можливості партій передусім із роботою їхніх представників у виборчих комісіях, ознайомленням із попередніми списками та реагуванням на виявлені невідповідності. Окремі респонденти зазначали, що не знають, якими саме інструментами контролю може користуватися політична партія.

В інших інтерв’ю можливість фактичної перевірки даних пов’язували переважно з етапом, коли списки виборців уже передають виборчим комісіям, а часу на їх перевірку та реагування на можливі неточності залишається небагато. Утім, в окремих відповідях згадували і передбачений законодавством спеціальний механізм доступу парламентських політичних партій до відомостей ДРВ.

Така неоднорідність відповідей може бути пов’язана не лише з різним рівнем обізнаності респондентів, а й із різним статусом представлених у дослідженні політичних сил. Оскільки механізм публічного контролю за веденням ДРВ доступний не всім партіям, а лише тим, які мають свої фракції у поточному скликанні Верховної Ради України, оцінювати відповіді представників парламентських і непарламентських партій щодо їхніх можливостей контролю необхідно з урахуванням цієї відмінності.

Окремі респонденти також застерігали від розширення доступу політичних партій до персональних даних виборців через ризики їх використання у політичних інтересах або несанкціонованого поширення. Тож отримані відповіді не дають підстав робити висновок про необхідність необмеженого розширення доступу партій до відомостей ДРВ. Натомість вони вказують на потребу чіткішого розуміння представниками політичних сил уже передбачених законодавством механізмів, їхніх суб’єктів, меж і співвідношення з контролем за списками виборців під час виборчого процесу.

Рекомендації ОПОРИ

Передусім необхідно законодавчо врегулювати процедуру публічного контролю політичних партій за веденням ДРВ. Зокрема, варто розглянути можливість забезпечити такий доступ для уповноважених представників на рівні територіальних відділів ведення Реєстру, одночасно запровадивши відповідальність нецільове використання персональних даних виборців. Після цього перед виборами варто підготувати для політичних партій практичні роз'яснення, які чітко розмежовують публічний контроль за веденням ДРВ і роботу зі списками виборців під час виборчого процесу. Матеріали мають пояснювати коло суб'єктів, предмет перевірки, доступний обсяг інформації, порядок повідомлення про можливі невідповідності, строки їх розгляду, порядок інформування заявника про результати та гарантії захисту персональних даних. Окремо доцільно передбачити навчальні матеріали для уповноважених представників політичних партій і членів виборчих комісій.

4. Кадрова спроможність формування виборчих комісій та підготовка кадрового резерву

Аналіз інтерв’ю

Переважна більшість представників політичних сил, які продовжують організаційну діяльність, позитивно оцінюють власну спроможність подати кандидатури до виборчих комісій. Респонденти посилалися на збережені партійні осередки, бази прихильників, депутатські мережі й людей, які вже працювали на попередніх виборах.

В окремих регіонах респонденти наводили орієнтовні оцінки власної кадрової спроможності. Представниця однієї з партій на Волині зазначила про наявність потенційних членів комісій для понад 75% необхідних позицій. У Хмельницькій області представник політичної сили оцінив загальну готовність партії до початку виборчого процесу та подання кандидатур до дільничних виборчих комісій приблизно у 90%. У Чернігівській області представник іншої партії повідомив про спроможність забезпечити кандидатурами близько 70% виборчих дільниць.

Водночас серед ризиків, які найчастіше називали респонденти, — виїзд потенційних членів комісій за кордон або до інших регіонів, проходження ними військової служби, втрата частини людей із попереднім досвідом роботи у виборчих комісіях та безпекові обмеження. Окремо респонденти звертали увагу на зниження мотивації до участі в роботі комісій, необхідність залучення нових людей, потребу їх належної підготовці, а також організаційні й логістичні труднощі.

У прифронтовому регіоні під час обдзвону старої кадрової бази з’ясувалося, що значна частина досвідчених людей виїхала, а новий список потенційних учасників уже не збігається з довоєнним. В іншому інтерв’ю респондент оцінював втрату потенційного кадрового ресурсу приблизно в 50% через виїзд, військову службу, загибель або небажання надалі працювати у виборчих комісіях. Подібні кадрові ризики, пов’язані насамперед із військовою службою та переміщенням потенційних членів комісій, описувалися також в інших регіонах.

Отримані відповіді свідчать, що кадрову спроможність політичних партій варто оцінювати не лише за кількістю потенційних кандидатур, а й за наявністю в таких людей попереднього досвіду й необхідного рівня підготовки. Респонденти наголошували на ролі знання виборчого законодавства та виборчих процедур, а також професійної підготовки людей, які можуть бути включені до складу виборчих комісій, зокрема на керівні посади. Водночас окремі політичні сили підтримують відповідні кадрові мережі у міжвиборчий період: зберігають контакти з колишніми членами комісій, актуалізують власні бази або проводять навчання.

Рекомендації ОПОРИ

Політичним партіям рекомендовано ще до початку виборчого процесу оцінити власну спроможність кадрового забезпечення виборчих комісій з урахуванням регіональних відмінностей, особливо у прифронтових областях та регіонах, найбільше постраждалих від переміщення населення. Варто завчасно сформувати кадровий резерв потенційних кандидатур до складу виборчих комісій, оновити контакти людей із попереднім досвідом роботи в комісіях та забезпечити навчання нових членів, передбачивши на це достатньо часу. Для такого навчання партії можуть використовувати можливості тренінгового центру при Центральній виборчій комісії.

5. Участь політичних партій в інформуванні виборців про перевірку та уточнення відомостей у ДРВ

Аналіз інтерв’ю

Переважна більшість респондентів вважає, що політичні партії можуть або повинні долучатися до інформування виборців про необхідність перевірити себе в ДРВ й уточнити свої дані. При цьому позиції щодо того, хто має бути основним організатором такої кампанії, відрізняються.

Частина респондентів вважає інформування виборців про необхідність перевірити й уточнити свої дані одним із напрямів комунікації політичних партій із громадянами та їхніми прихильниками. Інші вважають, що головна відповідальність за таку кампанію має залишатися за державою, ЦВК або незалежними громадськими організаціями, тоді як партії можуть додатково поширювати відповідну інформацію через власні комунікаційні мережі.

Водночас залучення політичних партій як комунікаторів потребує чіткого розмежування офіційного інформування про перевірку та уточнення відомостей у ДРВ і власної політичної комунікації партій. Один із респондентів, зокрема, пропонував поширювати відповідні інформаційні матеріали без партійної символіки і лозунгів, щоб необхідність перевірки виборчих даних не асоціювалася з підтримкою конкретної політичної сили.

Найчастіше респонденти називали два типи комунікаційних каналів. Перший — соціальні мережі та месенджери (Facebook, Telegram, Instagram, TikTok, YouTube). Другий — особиста комунікація через депутатів, місцеві осередки, приймальні, зустрічі з виборцями та кампанії «від дверей до дверей». Для сільських громад і виборців із низьким рівнем цифрової доступності особисте спілкування зберігає особливе значення.

Позиції щодо строків комунікації позиції також. Частина респондентів вважає за необхідне починати інформування вже зараз, інші — що реальна мотивація перевіряти дані виникне лише після появи зрозумілої перспективи виборів. Найбільш збалансованим є поєднання сталого інформування без прив’язки до виборів з інтенсивною кампанією після завершення воєнного стану.

Рекомендації ОПОРИ

Будувати загальнонаціональну інформаційну кампанію щодо перевірки та уточнення відомостей у ДРВ як поетапну і багатоканальну. Основним джерелом офіційної інформації мають залишатися уповноважені державні органи, а державна комунікація — політично нейтральною. Центральна виборча комісія та громадські організації можуть запропонувати політичним партіям стандартизовані фактичні матеріали для поширення через власні мережі. Партії можуть адаптувати спосіб поширення до власних комунікаційних каналів за умови дотримання вимог законодавства щодо фінансування, звітності й маркування, а фактична інформація про порядок перевірки й уточнення відомостей у ДРВ має залишатися точною.

VIII. Регіональні медіа

Інтерв’ю з представниками регіональних медіа показали суттєві зміни у способах споживання інформації та відмінності між аудиторіями різних регіонів. Майбутня комунікація щодо перевірки й уточнення відомостей у ДРВ має поєднувати різні канали, пояснювати практичне значення дій виборця та враховувати спроможності регіональних редакцій.

1. Регіональні особливості медіасередовища та способів споживання інформації

Аналіз інтерв’ю

Інтерв’ю показують, що універсального каналу комунікації, здатного однаково ефективно охопити всіх виборців, немає. Навіть у межах одного регіону різні вікові й соціальні групи використовують різні джерела інформації.

Серед конкретно названих каналів у 19 з 24 інтерв’ю згадували Facebook, у 16 — Telegram, у 13 — Instagram, у 10 — YouTube, у 9 — TikTok. Водночас ці цифри не відображають реального охоплення цими платформами різних груп виборців, яке може суттєво відрізнятися залежно від регіону та характеристик аудиторії.

Респонденти неодноразово наголошували на переході аудиторії від безпосереднього відвідування сайтів до споживання контенту через соціальні мережі та месенджери. Водночас у деяких регіонах зберігається суттєва роль традиційних медіа. Зокрема, друковані видання залишаються важливим каналом для старших вікових груп, особливо в невеликих громадах, а регіональне телебачення і радіо — для населення, яке звикло отримувати інформацію через ефірне мовлення.

Окремі респонденти звертали увагу на необхідність враховувати локальні відмінності навіть усередині області. Різні частини регіону можуть мати різні інформаційні звички, орієнтуватися на різні центри й мати власні авторитетні медіа й інформаційні майданчики.

Рекомендації ОПОРИ

Перед розгортанням загальнонаціональної кампанії провести регіональне картування медіасередовища, визначивши основні місцеві медіа, популярні платформи, локальні інформаційні ресурси та способи споживання інформації різними групами населення. На цій основі варто формувати регіональні комунікаційні плани, поєднуючи сайти і соціальні мережі з телебаченням, радіо, друкованими матеріалами та офлайн-каналами там, де вони залишаються популярними.

2. Поетапність комунікації щодо перевірки та уточнення відомостей у ДРВ

Аналіз інтерв’ю

Інтерв’ю показують, що інформування про перевірку й уточнення відомостей у ДРВ потрібно розпочинати завчасно, хоча помітний інтерес до цього, ймовірно, зростатиме лише з наближенням виборів.

Так, частина респондентів вважає, що зараз інтерес до теми виборів є низьким, оскільки вони залишаються невизначеною перспективою, а громадян більше хвилюють війна, безпека й економічні питання. В одному з інтерв’ю зазначалося, що заклик перевірити відомості у ДРВ стане актуальним для виборців після призначення виборів, коли така перевірка набуде для них безпосереднього практичного значення.

Водночас інші респонденти наголошували, що починати комунікацію лише за місяць чи півтора до виборів буде запізно. На їхню думку, інформування про ДРВ, можливість перевірки відомостей і важливість їх актуальності слід проводити завчасно і на постійній основі, а з наближенням виборів інтенсивність такої комунікації варто суттєво посилити.

Такий підхід відповідає й досвіду попередніх кампаній: інтерес аудиторії до виборчої тематики, за оцінками респондентів, істотно зростає саме у передвиборчий період.

Рекомендації ОПОРИ

Застосувати поетапний підхід до комунікації. Інформування про можливість перевірити й уточнити відомості у ДРВ варто розпочати завчасно та проводити його на постійній основі. Після визначення строків виборів інтенсивність кампанії слід суттєво посилити, доповнивши її регулярними нагадуваннями, інформацією про строки і конкретними алгоритмами дій для виборців. Такий підхід дає змогу не відкладати основну комунікацію на останні тижні перед голосуванням і водночас пов’язати її найбільш інтенсивний етап із періодом, коли перевірка відомостей набуде для виборця безпосереднього практичного значення.

3. Практичне значення перевірки відомостей у ДРВ та зрозумілий алгоритм дій для виборця

Аналіз інтерв’ю

У значній частині інтерв’ю респонденти наголошували, що для привертання уваги виборців недостатньо формального заклику перевірити або актуалізувати дані в ДРВ. Комунікація має пояснювати, навіщо виборцю перевіряти свої дані, як це пов’язано з можливістю реалізувати виборче право та що необхідно зробити у разі виявлення неточностей.

Один із респондентів звертав увагу, що типовою проблемою інформаційних кампаній є їх відірваність від практичних потреб конкретної людини: замість загального пояснення суспільної важливості необхідно показувати зрозумілий зв’язок між дією виборця та її результатом. В інших інтерв’ю наголошували на необхідності давати практичні відповіді на питання: що саме потрібно зробити, скільки часу це потребуватиме та які наслідки може мати невчасне виявлення або невиправлення неточностей у відомостях ДРВ.

Серед форматів, здатних спростити таку комунікацію, респонденти називали короткі покрокові інструкції, експлейнери, відео, інфографіку, Reels, Shorts, TikTok, історії конкретних людей та формат «питання — відповідь». Спосіб подачі інформації доцільно адаптувати до різних аудиторій: для молодших вікових груп — короткі відеоформати та відповідні цифрові платформи, для старших — традиційні медіа і друковані матеріали.

Рекомендації ОПОРИ

Будувати основні повідомлення кампанії навколо практичного значення перевірки й уточнення відомостей у ДРВ. Інформаційні матеріали мають давати виборцю зрозумілі відповіді щонайменше на три питання: навіщо перевіряти свої дані, як це зробити та як діяти у разі виявлення неточностей. Для різних груп виборців доцільно використовувати різні формати і канали комунікації, зберігаючи єдину й перевірену фактичну основу повідомлень.

4. Доступ медіа до перевіреної інформації про ДРВ та її адаптація до місцевих аудиторій

Аналіз інтерв’ю

Респонденти критично оцінювали інформаційні кампанії, побудовані на поширенні однакових пресрелізів. На їхню думку, сприйняття інформації аудиторією залежить від довіри до джерела, зрозумілості матеріалу, його відповідності до потреб конкретної аудиторії та можливості адаптувати загальну тему до місцевого контексту.

В одному з інтерв’ю наголошувалося, що формальні пресрелізи сприймаються гірше, ніж матеріали, які передбачають журналістську роботу, зрозумілу мову й людські історії. В інших інтерв’ю серед чинників, що впливають на довіру до таких матеріалів, називали авторитетність джерела, точність інформації, належний фактаж і дотримання професійних журналістських стандартів.

Важливо також зважати на місцевий контекст. У прифронтових регіонах комунікація має враховувати безпекову ситуацію, переміщення населення й інші обставини, які безпосередньо впливають на потреби населення. В інших регіонах значення можуть мати особливості конкретних територій, місцеві інформаційні практики та авторитетні для відповідних аудиторій спільноти.

Водночас частина аудиторії вже зараз може сприймати саму тему виборів як політично чутливу або пов’язувати її з політичною рекламою незалежно від джерела повідомлення. Тож інформація про перевірку й уточнення відомостей у ДРВ має бути політично неупередженою, мати зрозуміле походження та не містити елементів, які можуть сприйматися як підтримка окремих кандидатів чи політичних сил.

Рекомендації ОПОРИ

Забезпечити медіа єдиним набором перевіреної інформації про ДРВ — ключовими фактами, алгоритмами перевірки й уточнення відомостей, відповідями на типові питання і контактами для оперативної верифікації інформації. Офіційна інформація має бути політично нейтральною та пояснювати мету і порядок використання відомостей. Водночас редакціям варто залишити можливість самостійно визначати формат і спосіб подачі матеріалів та адаптувати їх до місцевого контексту й особливостей своєї аудиторії.

5. Ресурсне забезпечення співпраці з медіа та створення інформаційних матеріалів

Аналіз інтерв’ю

Результати інтерв’ю свідчать, що обмежені фінансові ресурси регіональних медіа можуть ускладнювати їх тривалу й регулярну участь в інформаційній кампанії. У значній частині інтерв’ю фінансовий стан редакцій характеризували як складний, нестабільний або вразливий. Навіть редакції, які наразі оцінюють своє становище як відносно стабільне, нерідко залежать від грантового фінансування, стану рекламного ринку або мають обмежені власні ресурси. Частина респондентів окремо звертала увагу на ризики, пов’язані зі скороченням донорської підтримки.

Більшість респондентів підтверджують, що регіональні медіа мають досвід безоплатного поширення суспільно важливої інформації. Найчастіше йшлося про підтримку Збройних Сил України, волонтерські ініціативи, безпекові повідомлення, соціальні та благодійні кампанії. Водночас готовність до такої співпраці залежить від теми, редакційної політики, обсягу роботи і наявного ресурсу.

Суттєвою є різниця між безоплатним розміщенням готового повідомлення і повноцінною участю медіа у тривалій кампанії. Редакції значно частіше готові безоплатно поширити якісний готовий матеріал, ніж самостійно готувати серії публікацій, відео, інтерв’ю чи спеціальні формати протягом тривалого часу. Частина респондентів зазначали, що фінансовий стан редакції взагалі не дозволяє систематично надавати свої ресурси безоплатно.

Серед потенційних джерел фінансування найчастіше називали міжнародних донорів та грантові програми. Також згадували державний і місцеві бюджети, міжнародних партнерів, значно рідше — бізнес або політичні суб’єкти. Кілька респондентів окремо наголошували, що будь-яке фінансування має бути прозорим і не повинно створювати можливостей впливу на редакційну політику.

Рекомендації ОПОРИ

Під час планування кампанії варто передбачити ресурси не лише на поширення інформації, а й на створення адаптованого контенту — відео, графіки, пояснювальні матеріали, регіональні спецпроєкти й інші формати. Безоплатне поширення матеріалів у медіа може бути додатковим каналом кампанії, але не має розглядатися як основний механізм співпраці з редакціями. Така співпраця має відбуватися на прозорих і зрозумілих умовах із дотриманням вимог щодо маркування відповідних матеріалів та редакційної незалежності медіа.

Загальні висновки

Матеріали інтерв’ю з різними групами стейкхолдерів загалом підтверджують, що Державний реєстр виборців зберігає спроможність виконувати поточні завдання, однак підготовка до виборчого процесу потребує завчасного посилення кадрової, технічної й організаційної готовності. Водночас подальше вдосконалення роботи ДРВ дедалі більше залежить від вчасного ухвалення необхідних законодавчих змін та можливості виділення додаткового фінансування з державного бюджету.

Особливо важливо оцінювати потреби диференційовано — з урахуванням фактичного й прогнозованого навантаження, безпекової ситуації, переміщення населення, стану інфраструктури й територіальної доступності. Поточну спроможність органів ДРВ не слід ототожнювати з готовністю системи до періоду, коли одночасно зростатимуть кількість звернень виборців, обсяг роботи зі списками та потреба в оперативному уточненні відомостей.

Якість даних ДРВ залежить не лише від роботи самого Реєстру, а й від повноти, актуальності та узгодженості відомостей у державних інформаційних системах, з яких вони надходять. Саме тому подальший розвиток системи варто пов’язувати з розширенням централізованої електронної інформаційної взаємодії, використанням РНОКПП та УНЗР за наявності належних правових підстав, виправленням розбіжностей насамперед у первинному джерелі та збереженням додаткової перевірки у випадках, коли особу неможливо однозначно ідентифікувати. Відомості про ВПО та інші дані про переміщення населення можуть бути корисними для аналітичного планування, але їх використання щодо конкретного виборця має відповідати визначеній законом меті, процедурі та вимогам до якості даних.

Підготовка ДРВ до виборів також потребує доступних для виборця процедур і послідовної комунікації. Інтерв’ю з органами ДРВ, радами ВПО, політичними партіями та регіональними медіа показують доцільність поетапного й багатоканального інформування, розвитку електронних сервісів із збереженням офлайн-способів звернення та чіткого пояснення подальших дій у разі виявлення розбіжностей. Публічний контроль, взаємодія з політичними партіями та участь медіа мають доповнювати, а не підміняти відповідальність уповноважених державних органів за ведення Реєстру, захист персональних даних і прийняття юридично значущих рішень.

Матеріал створено в рамках проєкту «Кожен виборець важливий: оновлення Державного реєстру виборців України задля інклюзивної демократії», що реалізується Громадянською мережею ОПОРА за фінансової підтримки Федерального міністерства закордонних справ Німеччини.