Неприбуткова неурядова організація ВГО «Громадянська мережа «ОПОРА» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг з організації і логістичного супроводу публічних заходів організації на території інших країн та закордонних відряджень працівників ОПОРИ.
Метою тендеру є вибір надійного логістичного партнера, який зможе забезпечити високу якість послуг, оперативність та конкурентоспроможні ціни для організації ділових заходів та відряджень працівників за межами України.
До участі у тендері запрошуються юридичні особи та фізичні особи – підприємці які мають відповідні КВЕДи, не є платниками ПДВ та мають позитивний досвід надання таких послуг для інших неурядових організацій, що може бути підтверджено рекомендаціями.
Термін надання послуг: рік з дати укладення договору з можливістю пролонгації за умови належного надання послуг
Послуги, які має надати виконавець:
- Організація заходів за кордоном України, що включає (але не виключно):
- пошук та оренду приміщень для проведення заходів;
- організацію та оплату харчування учасників;
- організацію послуг синхронного перекладу;
- закупівлю канцтоварів;
- друк роздаткових матеріалів;
- організацію технічної підтримки під час проведення заходу;
- бронювання та оплату проживання в готелях;
- компенсацію учасникам витрат на проїзд;
- організація трансферу учасників;
- підтримка та супровід учасників в дорозі 24/7, а також надання індивідуального менеджера для роботи з організацією.
- Логістичний супровід закордонних відряджень працівників організації, що включає (але не виключно):
- пошук та закупівлю залізничних, автобусних та авіаквитків в Україні та за кордоном;
- бронювання та оплату проживання в готелях в Україні та за кордоном;
- організацію трансферу в Україні та за кордоном;
- страхування;
- візову підтримку.
- Контроль та планування витрат згідно з затвердженим Замовником бюджетом.
- Підготовка усієї необхідної супровідної документації (первинної документації та звітних форм) про підтвердження витрат відповідно до вимог законодавства та вимог Замовника.
- Проведення переговорів щодо ціни послуг із постачальниками, придбання додаткових товарів та/або послуг, які можуть бути необхідними для проведення заходів чи відряджень, якщо вони погоджені Замовником.
Для швидкого вирішення термінових питань, які можуть виникнути у відрядженнях або при організації заходів, за Замовником має бути закріплений компетентний представник виконавця.
Графік організації заходів погоджується із виконавцем заздалегідь.
Учасник, який має намір взяти участь у тендері, повинен надати такий перелік документів:
- копії документів (копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, актуального на дату проведення тендеру; витягу з реєстру платників єдиного податку ; документ, що підтверджує повноваження підписанта);
- тендерну пропозицію (без ПДВ) згідно Додатку 1 із вказанням розмірів зборів та умов оплати. Тендерна пропозиція має міститися на бланку із актуальними реквізитами, контактними телефонами, електронними адресами;
- заповнений і підписаний Супровідний лист;
- інформацію про досвід роботи;
- письмові рекомендації від попередніх замовників та їх контакти;
- інформацію про досвід роботи з неприбутковими організаціями (за наявності);
- письмові підтвердження спеціальних пропозицій від закордонних готелів, транспортних, кейтерингових, поліграфічних компаній (за наявності).
Тендерні пропозиції повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника, засвідчені печаткою (за наявності).
Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 60 календарних днів з дати розкриття тендерних пропозицій.
До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.
Критерії визначення переможця:
- Розміри зборів;
- Досвід роботи;
- Умови оплати.
Позитивний досвід попередньої співпраці з неприбутковими організаціями та наявність спеціальних пропозицій від закордонних готелів, транспортних, кейтерингових, поліграфічних компаній будуть перевагою.
Кінцевий термін подання пропозицій — 17:00 7 жовтня 2025 року (включно).
Пропозиції можуть бути доставлені в офіс ОПОРИ кур’єром, поштою або надіслані на e-mail [email protected] (із зазначенням теми листа «Тендер _ міжнародна логістика»).
Учасники тендеру отримають e-mail із результатами тендеру протягом п’яти днів з моменту прийняття рішення тендерною комісією.
ОПОРА залишає за собою право здійснити будь-яку з наступних дій:
- До укладення договору ОПОРА може вести переговори та/або задавати уточнюючі питання будь-якому учаснику тендеру.
- У будь-який момент ОПОРА може скасувати цей тендер.
- ОПОРА може відхилити будь-яку та усі пропозиції, якщо вважатиме, що це відповідає інтересам ОПОРИ.
- ОПОРА залишає за собою право одержати інформацію про діяльність учасника з інших джерел, ніж ті, які були зазначені учасниками.
Вся комунікація з приводу цього тендеру відбувається виключно шляхом звернення на електронну пошту [email protected].
Адреса офісу: 01021, місто Київ, вулиця Грушевського 34а, офіс 93